Bis auf wenige Kleinstunternehmen spielt die IT eine wesentliche Rolle in allen Organisationen. Mit steigendem Durchdringungsgrad der IT wächst deren Kostenanteil. Effektive und effizient eingesetzte IT Ressourcen sind ein Grundbaustein für den Unternehmenserfolg im Informationszeitalter. IT Controlling sorgt für Kostentransparenz und liefert Entscheidungsgrundlagen für die IT Nutzung. IT Controlling trägt wesentlich zum effizienteren Einsatz von IT im Unternehmen bei und ist verantwortlich für die Wirtschaftlichkeit des IT Bereichs. Dieses Buch bietet einen Überblick über die wesentlichen Begriffe des IT Controlling und dient als Entscheidungsgrundlage bei der Einführung von IT Controlling in Organisationen. Nach Einordnung und Abgrenzung zu den Bereichen IT Management und klassischem Controlling werden die grundsätzlichen Aufgaben und Werkzeuge des IT Controllings vorgestellt. Das folgende Kapitel behandelt die Vor- und Nachteile der verschiedenen organisatorischen Einordnungsvarianten des IT Controllings im Unternehmen bzw. Konzern. In den weiteren Kapiteln werden die Werkzeuge IT Kosten- und Leistungsrechnung, der Planungsprozess, das IT Berichtswesen sowie unterschiedliche Methoden zur Entscheidungsunterstützung behandelt.

Textprobe: Kapitel 5.4, IT Kostenrechnungsmethoden: Vollkostenrechnung: Mit der Vollkostenrechnung wird versucht die gesamten Selbstkosten eines Produkts oder einer Leistung zu ermitteln. Dazu werden die gesamten im Unternehmen angefallenen Kosten möglichst verursachergerecht auf die jeweiligen Produkte und Leistungen verteilt. Die Daten für die IT Vollkostenrechnung werden von der Finanzbuchhaltung, der Personal- und Materialwirtschaft sowie speziellen IT Ressourcenverwaltenden Systemen geliefert. In der IT Kostenartenrechnung werden die Kosten der jeweiligen Abrechnungsperiode aus den datenliefernden Systemen übernommen und gemäß dem IT Kostenartenplan den IT Kostenarten zugeordnet. Die IT Kostenartenrechnung bildet die Basis für die weiteren Schritte der IT Kostenrechnung, ist aber unabhängig von der gewählten IT Kostenrechnungsmethode. Mit der IT Kostenstellenrechnung sollen Kosten möglichst genau dem Entstehungsort zugeordnet werden. Dabei werden Zuschläge und Verrechnungssätze für die Verteilung der Gemeinkosten ermittelt. Die Kosten werden über die Verteilungsschlüssel verursachungsgerecht den Kostenstellen zugeordnet. In der IT Kostenträgerrechnung werden die Selbstkosten für die erstellten IT Kostenträger einer Periode ermittelt. Daraus lassen sich mit Hilfe der Stückkostenrechnung, die Verrechnungs- bzw. Marktpreise für die jeweiligen Produkte (Kostenträger) kalkulieren. Werden IT Leistungen innerbetrieblich erbracht, werden sie meist zu Verrechnungspreisen an die konsumierenden Abteilungen weiterverrechnet. Am externen Markt verkaufte IT Leistungen werden zu Marktpreisen fakturiert (Abb. 10: IT Kosten- und Leistungsrechnung). Teilkostenrechnung: In der Teilkostenrechnung wird nach variablen und fixen Kosten unterschieden. Die variablen Kosten bestehen aus den direkt zuordenbaren Einzelkosten und dem variablen Anteil der Gemeinkosten, die Fixkosten aus den nicht variablen Gemeinkosten. In der Teilkostenrechnung werden nur die variablen Kosten den Kostenträgern zugeordnet. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht wäre eigentlich die Verrechnung auf Teilkostenbasis wünschenswert, um dem Leistungsempfänger die Steuerung seiner Kosten zu ermöglichen. Da es sich bei IT Kosten aber überwiegend um Gemeinkosten handelt, ist die Teilkostenrechnung für die IT Kosten- und Leistungsverrechnung ungeeignet. Wenn, dann kann sie nur für sehr kurzfristige Preisentscheidungen, als Deckungsbeitragsermittlung, herangezogen werden. Prozesskostenrechnung: In den traditionellen Kostenrechnungsmethoden werden die Gemeinkosten auf die direkt zuordenbaren Einzelkosten anteilsmäßig aufgeschlagen. Je höher der Anteil der nicht zuordenbaren Kosten an den Gesamtkosten ist, umso weniger treffsicher ist die Zuteilung dieses Kostenblocks zu den tatsächlichen Kostenverursachern. Die Prozesskostenrechnung ist eine Methode, mit welcher der Gemeinkostenanteil analysiert und differenziert verrechnet werden kann. Unternehmen mit hohem Gemeinkostenanteil ermöglicht sie eine transparentere Kostenzuordnung. Von Ihrem Wesen her handelt es sich bei der Prozesskostenrechnung um eine Vollkostenrechnung. Vergleicht man sie mit der traditionellen Vollkostenrechnung so übernimmt sie im Wesentlichen die Aufgaben der Kostenstellenrechnung (Abb. 11: IT Kosten- und Leistungsrechnung mit Prozesskostenrechnung). Bei der Einführung einer Prozesskostenrechnung wird in 5 Schritten vorgegangen, wie Abb. 12 zeigt (siehe Abb. 12: Einführungsprozess Prozesskostenrechnung). Für die Prozesskostenrechnung ist es zwingend notwendig, dass die Abläufe des Unternehmens erhoben und dokumentiert sind. In diesem Schritt ergeben sich Überschneidungen mit dem organisationalem Prozessmanagement. Weiters werden im ersten Schritt die Tätigkeiten in den Gemeinkostenbereichen genau analysiert und im Aktivitätenkatalog festgehalten. Für eine bessere Handhabbarkeit werden die Aktivitäten zu Teilprozessen gruppiert. Anschließend werden die Kostentreiber sowie die zugehörigen Prozesskosten für jeden Teilprozess bestimmt. Kostentreiber sind messbare Kenngrößen sie signifikant für die Kostenverursachung des Teilprozesses sind (z.B. Benutzer oder Ausdrucke). Für die Berechnung der Prozesskosten ist noch zu prüfen, ob der Teilprozess unabhängig oder abhängig von der geforderten Leistungsmenge abläuft. Man spricht dabei von leistungsmengeninduzierten (lmi) und leistungsmengenneutralen (lmn) Prozessen. Für die Verrechnung der IT Leistungen werden die Teilprozesse noch zu anwenderbezogenen Hauptprozessen verdichtet.

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Elisabeth Vorhauer wurde 1977 in Österreich geboren. Die Autorin war lange Zeit im Bereich E-Business tätig. Im zweiten Bildungsweg absolvierte sie ein Studium der Wirtschaftsinformatik. Während ihrer Arbeit und des Studiums entwickelte die Autorin ein besonderes Interesse am wirtschaftlichen Einsatz der Informationstechnologie.