Der Erfolg von Unternehmen ist zu einem großen Teil davon abhängig, die richtigen Mitarbeiter im Unternehmen zu beschäftigen. Um dies zu gewährleisten, verfügen viele Unternehmen ab einer gewissen Größe über eigene Abteilungen oder Teams, die mit der Personalgewinnung betraut sind. Alle diese Teams arbeiten nach Prozessen, die zum Zeitpunkt ihrer Einführung als erfolgversprechend erachtet wurden. Bedingt durch sich wandelnde Arbeitsmärkte und Anforderungsprofile kommt es allerdings oftmals vor, dass die einmal eingeführten Prozesse und Strukturen nicht mehr den Anforderungen der aktuellen Rahmenbedingungen entsprechen. In diesem Fall ist es notwendig, den Aufbau sowie die Abläufe dieser Einheiten mit Hilfe eines gründlich geplanten und gesteuerten Change Managementprozesses an die neuen Gegebenheiten anzupassen. Dieser Prozess reicht von der Analyse der Ausgangssituation über die Entwicklung von Lösungsstrategien und Einführungskonzepten bis hin zur fortlaufenden Kontrolle der (Teil-)Ergebnisse sowie der Durchführung notwendiger Anpassungen. Dieses Buch liefert einen Leitfaden, wie diese Veränderungen erfolgreich umgesetzt werden können.

Textprobe: Kapitel 3, Allgemeine Grundlagen für die Durchführung eines Change Management Prozesses: Wenn ein Unternehmen Prozesse verändern möchte, reicht es nicht, den neuen Prozess in einer Betriebsversammlung vorzustellen, damit er danach gelebt wird. Bevor Prozesse in der Personalgewinnung verändert werden können, muss geklärt werden, wie Change Management Prozesse im allgemeinen organisiert sind und was bei deren Durchführung beachtet werden sollte. Change Management Prozesse laufen ideal-typischerweise in 5 Schritten ab. Diese sind: Diagnose der geplanten Veränderung, Konzeption einer Strategie für die Veränderung, Detailplanung des Prozesses, Umsetzung, Ergebnisbewertung. Im Einzelnen betrachtet ergeben sich aus jedem Schritt zahlreiche Aufgaben, die im Rahmen eines erfolgreichen Veränderungsprozesses von den Verantwortlichen angegangen und in Zusammenarbeit mit allen Beteiligten umgesetzt werden müssen. Schritt 1: Die Diagnose der geplanten Veränderung: Im Rahmen der Diagnose gilt es, vier wichtige Fragen zu klären. Quantitativ muss erarbeitet werden, welche Führungskräfte und Mitarbeiter aus dem Unternehmen von der Veränderung betroffen sind und in welchem Ausmaß sich die Veränderung auf deren Arbeitsalltag auswirkt. Qualitativ gilt es zu beleuchten, welches Ausmaß die Veränderungen für die Mitarbeiter haben und wie bedrohlich diese für den einzelnen sind oder zumindest wirken. Im Anschluss muss geklärt werden, welche Vorerfahrungen die betroffenen Mitarbeiter und Führungskräfte mit Veränderungsprozessen haben, ob sie bereit sind, eine weitere Veränderung mitzutragen bzw. ob sie die Fähigkeit dazu haben. Abschließend ist zu bestimmen, ob es sich bei der anstehenden Veränderung um eine Veränderung der Struktur handelt oder ob man versucht, die Unternehmenskultur zu verändern. Schritt 2: Konzeption einer Strategie für die Veränderung: In diesem Schritt gilt es, die Ziele des Veränderungsprozesses zu konkretisieren und den Prozess im Groben zu planen. Hierzu ist es notwendig, inhaltliche Lösungen zu erarbeiten und Wege zu finden, um sicherzustellen, dass die betroffenen Führungskräfte und Mitarbeiter die gefundenen Lösungen annehmen und umsetzen. Weiterhin müssen die Rollen im Prozess sowie die Aufgaben verteilt, außerdem Zeitpläne und Ergebnispläne erstellt werden. Schritt 3: Detailplanung des Prozesses: Hier gilt es, die Rolle der Unternehmensleitung zu definieren und Change Agenten zu bestimmen, die die Führungskräfte bei der Umsetzung unterstützen sollen. Change Agenten können sowohl interne Führungskräfte sein, die über das entsprechende Fachwissen und die Erfahrung in dem zu verändernden Prozess verfügen, als auch externe Berater, die ihre Erfahrungen aus anderen Veränderungsprozessen in das Unternehmen mit einbringen, um den Veränderungsprozess zu unterstützen. Parallel dazu ist es notwendig, die Strategien für die interne Kommunikation sowie die eingesetzten Methoden im Veränderungsprozess zu planen und anzuwenden. In diesem Zusammenhang muss auch gleich geklärt werden, wie mit Widerständen und Konflikten umgegangen werden soll und was im Falle von Krisen zu tun ist. Schritt 4: Umsetzung: Bei der Umsetzung von Veränderungsprozessen ist es wichtig, bei den betroffenen Personen ein Bewusstsein für bestehende Probleme sowie die Notwendigkeit der Veränderung zu schaffen. Dies geschieht am besten, indem man Transparenz für die Personen herstellt und ihnen das notwendige Wissen vermittelt. Um sicherzustellen, dass sich die Einstellung der Betroffenen gegenüber der Vorgehensweise positiv entwickelt, sind die Führungskräfte in der Verantwortung diesen Nutzen oder Mehrwert der Veränderung deutlich zu machen. Ziel dieser Maßnahme ist es, sowohl die Einstellung der Mitarbeiter als auch deren Verhalten zu ändern. 5. Schritt: Ergebnisbewertung: Um sicherzustellen, dass der Veränderungsprozess erfolgreich abgeschlossen werden kann, ist es notwendig, in regelmäßigen Abständen die Zielerreichung zu kontrollieren. Diese Ergebnisse sollten innerhalb des Unternehmens kommuniziert und Erfolge gefeiert werden. Treten im Rahmen der Zielerreichungskontrollen Fehler zutage, gilt es, aus diesen zu lernen und entsprechende Veränderungen am Konzept oder der Umsetzung vorzunehmen. Um die Zielerreichung messbar zu machen, müssen im Vorfeld klare Ziele definiert werden. Hierbei kann die SMART-Systematik behilflich sein. Bei der SMART-Systematik steht jeder Buchstabe für ein Kriterium, das von den aufgestellten Zielen erfüllt werden muss. S: Spezifisch. M: Messbar. A: Angemessen. R: Realistisch. T: Terminiert.

• Human Resources

• HR

• Personalprozess

• Prozessmanagement

• Personalmanagement

Andreas Hehn wurde 1980 in Tauberbischofsheim geboren. Er absolvierte eine Ausbildung zum Industriekaufmann, ein Studium zum Diplom-Betriebswirt (FH) mit dem Studienschwerpunkt Personalmanagement an der FH Mainz sowie ein Studium zum Master of Arts an der TU Kaiserslautern mit dem Schwerpunkt Personalentwicklung. Beruflich ist Andreas Hehn seit 2006 primär in der Personalgewinnung tätig. Seine Erfahrungen sammelte er sowohl in einer Personalberatung als auch auf der Unternehmensseite.