Die Arbeit beschäftigt sich mit der Frage, wie vorhandene Papierarchive und Altaktenbestände mit einem einheitlichen Prozess digitalisiert werden können. Die Aktualität der Arbeit ergibt sich hierbei aus zwei wesentlichen Aspekten. Einerseits aus der zunehmenden Nachfrage an Digitalisierungsdienstleistungen, andererseits aus der Schnelllebigkeit der modernen Zeit, die eine Digitalisierung notwendig macht, um eine schnelle Bereitstellung von Informationen zu ermöglichen. Zielgruppe der Arbeit sind in erster Linie Dienstleistungsunternehmen, die über keinen einheitlichen Prozess zur Verarbeitung von unterschiedlichen Dokumentenarten verfügen. Durch die Vereinheitlichung des Prozesses sollen Kosten und Einarbeitungszeiten der Mitarbeiter minimiert und die Produktivität erhöht werden. Außerdem soll die Qualität und die Möglichkeit der Qualitätskontrolle grundlegend verbessert werden, so dass unterschiedliche Projekte vergleichbar werden. Zum Entwurf des Prozesses wird das ARIS Modell genutzt. Nach der anfänglichen Erklärung der Grundlagen von ARIS und der Digitalisierung, wird ein umfassender Anforderungskatalog für den Prozess zusammengestellt, mit dessen Hilfe der eigentliche Prozess erstellt wird. Dieser Prozess wird mit all seinen Optionen und Möglichkeiten im Hauptteil der Arbeit ausführlich dargestellt. Die Darstellung erfolgt hierbei auf allen fünf Ebenen des ARIS Modells und ist durch eine umfangreiche Illustration der einzelnen Abschnitte des EPKs untermauert. Am Ende der Arbeit findet sich eine kritische Betrachtung des Entwurfs und eine Aufzählung von Chancen und Möglichkeiten, die der Prozess einem Unternehmen bieten kann.

Textprobe: Kapitel 4, Geschäftsprozessmodellierung: 4.1, Festlegen der Anforderungen an den Prozess: Das vorliegende Kapitel beschreibt die Anforderungen, die an den zu erstellenden Standardprozess für die Dokumentendigitalisierung gestellt werden. Die Anforderungen stellen zum einen die Ziele dar, die bei der Erstellung des Prozesses verfolgt werden sollen. Zum anderen dienen sie zur späteren Beurteilung des erstellten Prozesses, da anhand der Anforderungen der Zielerreichungsgrad bestimmt und bewertet werden soll. Die Anforderungen selbst sind in zwei verschiedene Bereiche unterteilt. Einmal die fachlichen Anforderungen, die festlegen, welchen Anforderungen der Prozess gerecht werden soll und zum anderen die technischen Anforderungen. Die technischen Anforderungen beschreiben, welche technischen Optionen und Möglichkeiten der Prozess anbieten und erfüllen soll. 4.1.1, Fachliche Anforderungen: Multiprojektfähigkeit: Anders als in der Ausgangssituation, wo ein Prozess pro Kunde existiert, soll der neue Prozess in der Lage sein mehrere Projekte von gleichen und unterschiedlichen Kunden abzubilden. Diese Eigenschaft zeichnet den Prozess demnach als Standardprozess aus. Konfigurierbarkeit: Um die unterschiedlichen Konfigurationen für die verschiedenen Kunden abbilden zu können, soll der Prozess konfigurierbar sein. Es soll also eine Möglichkeit geben Parameter innerhalb der einzelnen Komponenten in Abhängigkeit vom Kundenprojekt zu konfigurieren. Vollständigkeit: Der Prozess soll die vollständigen Anforderungen einer Dokumentendigitalisierung abdecken und die in Abschnitt 3.2 beschriebenen Komponenten soweit wie möglich beinhalten. Da sich einige Komponenten, nur bedingt für einen Standardprozess eignen, soll der Prozess in der Lage sein ungefähr 80% der Anforderungen, die durch die Kunden gestellt werden abzudecken. 4.1.2, Technische Anforderungen: Dokumentenstruktur: Der Standardprozess muss in der Lage sein flexible Dokumentenstrukturen als Eingabe zu akzeptieren, diese dann standardisiert zu verarbeiten und eine entsprechende Ausgabe zu generieren. Der angestrebte Prozess soll eine Strukturierung auf Registerebene, wie auch auf Kapitelebene unterstützen. Die Registerebene wiederum soll entweder Register trennen die nicht sprechend sind, oder aber nummerierte Register unterstützen. Im ersten Fall würde ein Register also immer gleich behandelt, im zweiten Fall wären Register 1 und Register 2 entsprechend zu unterscheiden. Auflösung der Bilder: Der Prozess soll in der Lage sein verschiedene Auflösungen beim Einscannen der Bilder zu generieren. Unterstützt werden sollen 100, 200 und 300 dpi. Die Auflösung für Sonderformate soll unterschiedlich zu der Auflösung der Dokumente für den Einzugsscanner gewählt werden können. Also während das Schriftgut beispielsweise in 200 dpi gescannt wird, soll es möglich sein Pläne in 300 dpi zu scannen und die Dokumente der verschiedenen Auflösungen später zusammenzufügen. Farbtiefe der Bilder: Neben den verschiedenen Auflösungen der Bilder soll der Prozess auch in der Lage sein unterschiedliche Farbtiefen abzubilden. Unterstützt werden sollen bitonale Bilder in Schwarz-Weiß, 8 Bit Graustufenbilder und 24 Bit Farbe. Neben der reinen Angabe einer Farbigkeit für alle Seiten eines Dokumentes, soll der Wechsel der Farbtiefen innerhalb eines Dokumentes ebenfalls möglich sein. Exportformate der Bilder: Die durch den Prozess erstellten Ausgabemedien sollen in den Formaten Multipage-Tiff und PDF/a erstellt werden können. Exportformate der Indexdateien: Neben den unterschiedlichen Formaten für die Ausgabe der Bilddateien, muss der Prozess verschiedene Formate für die Indexdateien erstellen können. Unterstützt werden sollen Text-, CSV- und XML-Dateien Volltext-OCR: Der Prozess soll die Möglichkeit einer Volltext-OCR bieten. 4.2, Festlegen von Einschränkungen für den Prozess: Neben den Anforderungen für den zu erstellenden Prozess sollen auch Einschränkungen für den Prozess gelten. Die Einschränkungen dienen dazu genau abzugrenzen, was der Prozess leisten soll. Darüber hinaus soll durch die Einschränkungen auch vermieden werden, dass der Prozess während der Modellierung beliebig erweitert und unüberschaubar wird. 4.2.1, Fachliche Einschränkungen: Beschränkung auf ein Konzept: Der zu erstellende Prozess soll ausschließlich auf der Ebene eines Fachkonzeptes beschrieben werden. Vorgaben auf die tatsächliche, technische Umsetzung der einzelnen Module sollen nicht Teil der Modellierung und somit auch nicht Teil der Arbeit sein. 4.2.2, Technische Einschränkungen: Einschränkung der Dokumente: Der zu entwerfende Prozess soll ausschließlich zur Digitalisierung von Dokumenten dienen, die in Form von Ordnern, Akten oder Mappen physisch vorhanden sind. Die Verarbeitung von Eingangspost, die Rechnungsverarbeitung oder die Verarbeitung von virtuellen Dokumenten wie elektronischen Faxen oder E-Mail-Postfächern ist nicht Teil der Anforderungen und soll durch den Prozess nicht unterstützt werden. 4.3, Prozessmodellierung: Im Abschnitt der Prozessmodellierung wird der tatsächlich modellierte Prozess im Rahmen der ARIS-Architektur beschrieben. Zur Beschreibung des Prozesses sind die einzelnen Sichten separat voneinander beschrieben und mit geeigneten Methoden graphisch dargestellt. Eine Zusammenführung der einzelnen Sichten findet ARIS-typisch im Abschnitt 4.3.5. der Beschreibung der Steuerungssicht statt.

• ARIS

• Dienstleistungen

• Standardisierung

• Prozessoptimierung

• Qualitätssteigerung

Wolfgang Theophil, B. Sc., wurde 1979 in Hilden geboren. Nachdem er seine Ausbildung zum Informatikkaufmann abgeschlossen hatte, war er über mehrere Jahre mit der Entwicklung und Projektierung unterschiedlicher Softwarelösungen zur Archivierung und Digitalisierung bei einem führenden Dienstleister mit Sitz in Deutschland beschäftigt. Neben seiner Tätigkeit in der Entwicklung und Projektplanung, absolvierte er ein nebenberufliches Studium der Wirtschaftsinformatik, welches er mit der vorliegenden Arbeit beendete. Derzeit ist der Autor als IT-Berater in Kundenprojekten tätig.