Naturwissenschaftliche, medizinische und technische Forschungsorganisationen unterliegen vielfältigen Risiken - angefangen von betriebswirtschaftlichen Bedrohungen bis hin zu menschlichem und technischem Versagen mit Auswirkungen auf Mensch und Umwelt. In diesem Buch werden Instrumente, Methoden sowie Prozesse des Risikomanagements dargestellt. Ziel der Untersuchung ist es, die Aufgaben der Führung in diesem Bereich aufzuzeigen, um Risiken von der Organisation abzuwenden und mit auftretenden Krisen angemessen umzugehen. In einer Erhebung wurden die Niederösterreichischen Forschungsorganisationen zum Thema Risikomanagement befragt. Hierbei stellte man fest, wie ausgeprägt das Bewusstsein dieser Organisationen für ihre Risiken ist, wie sie diese handhaben, wer für das Risikomanagement verantwortlich zeichnet und welche Art der Vorsorge für den Eintritt von Krisen getroffen wird. Am Ende stehen Empfehlungen für die Führungskräfte von Forschungsorganisationen.

Textprobe: Kapitel 4.2, Risiko- und Krisenkommunikation: Die Risikokommunikation als Präventionsmethode muss je Risiko und Zielgruppe sehr unterschiedlich entwickelt werden. Sie verfolgt grundsätzlich drei Hauptziele (Renner & Gamp, 2014, S. 235): Erstes Ziel ist die umfassende, aber noch unfokussierte Informationsdarbietung. Da im Vorfeld einer Krise meist sehr allgemein informiert wird, ist die Bedeutung der Inhalte für die Zielgruppen oft nicht ersichtlich und dadurch möglicherweise unverständlich und wird dadurch gern verdrängt bzw. vergessen. Das zweite Ziel ist bereits viel konkreter: die Wahrnehmung der Risiken soll bei der betroffenen Zielgruppe gestärkt werden. Hier wird bereits durch selektive Informationsaufbereitung und Vorselektion der Zielgruppen Verständnis und nachhaltige Erinnerung erzeugt. Drittes und letztes Ziel ist dann die Verhaltensänderung. Durch selektive Information nach Verhaltensrelevanz der Zielgruppe wird erhöhte Risikowahrnehmung und Betroffenheit erzeugt und Selbstschutzverhalten ausgelöst. Ist eine Krise bereits eingetroffen, erzeugt sie einen sozialen Zwang zur Kommunikation. Betroffene wollen über Art und Umfang der Krise informiert werden. Grundsätzlich kann man zwischen drei Hauptkategorien der Krisenkommunikation unterscheiden (Obermeier, 2002, S. 345f): Aufklärungs- und Vorsorgekommunikation: (z.B. bei Krankheiten wie AIDS, Krebs, gefährlichen Stoffen) um Risiken vorzubeugen, Schäden zu verhüten. Störfall- oder Krisenkommunikation: um bereits entstandene Schäden einzudämmen (z.B.: finanzielle und/ oder psychische Schäden) und wenn möglich Trost zu spenden. Legitimationskommunikation: bei Themen, die gesellschaftlich kontrovers diskutiert werden und durch die für die Organisation ein Legitimationsdruck entsteht (Atomkraftwerk, Gentechnik..). Oftmals sind Organisationen im Bereich der Kommunikation auf den Krisenfall schlecht vorbereitet. Dabei wäre es sinnvoll, für diese Situationen einen Krisenplan und einen Krisenkommunikationsplan vorbereitet zu haben. Dazu sind für die betroffenen Akteure und Organisationseinheiten klare Richtlinien für das Vorgehen und ein Plan für den Kommunikationsablauf festzulegen (Renner & Gamp, 2014, S. 234). Idealerweise sollten diese bereits präventiv mit dem zuständigen Team trainiert werden, da es im Ernstfall erforderlich ist, schnell zu handeln. Im Krisenfall sind für eine effiziente Krisenkommunikation ein laufender Informationsfluss (intern und extern) mit gültigen Informationen, schnelle Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse, vorhandene, effiziente Routinen über alle Abteilungen der Organisation hinweg und eine gleichlautende Kommunikation aller Organisationsmitglieder notwendig (Mo¨hrle & Hoffmann, 2012, S. 30). Der Krisenkommunikationsplan: Es ist zweckmäßig, vorsorglich auf Basis der Daten des Risikomanagements einen Krisenkommunikationsplan zu entwickeln. Die Entwicklung des Plans kann in vier Phasen unterteilt werden (Mo¨hrle & Hoffmann, 2012, S. 32): In der ersten Phase werden die erkannten Risiken der Risikoidentifikation auf mögliche Auswirkungen, die eine Krisenkommunikation nach außen notwendig machen, gecheckt. Die vorhandenen Strukturen für die Kommunikation werden geprüft, Krisenszenarien werden entwickelt. In Phase zwei werden Infrastruktur, Kommunikationsteam/Sprecher, Abläufe und Checklisten entwickelt. Textbausteine für die jeweiligen Krisensituationen, Produkte und zur Organisation werden geschrieben. Ein Aktionsplan sowie Datenbanken mit Medien- und Multiplikatorkontakten werden erstellt. Eigene Social Media Plattformen können für den Krisenfall eingerichtet werden. In Phase drei werden die entwickelten Tools in einem gemeinsamen Workshop vorgestellt, Handlungsanweisungen erstellt bzw. endabgestimmt und das vorliegende Krisenkommunikationsmanagementsystem gemeinsam in Form von Krisensimulationen trainiert. Die für die Krisenkommunikation im Ernstfall zuständigen Mitarbeiter werden einem intensiven Medientraining unterzogen. In Phase vier erfolgt eine laufende Einbindung in das aktive Risikomanagementsystem, d.h. es wird die Organisation regelmäßig auf neue bzw. unerkannte Risiken gecheckt und bei Auftreten dieser werden neue Krisenkommunikationspläne zu Zuständigkeiten entwickelt, die vorhandenen laufend aktualisiert und das Team geschult. In Audits wird die Wirksamkeit der Pläne und Abläufe geprüft. Bei Eintritt der Krise sollten die festgelegten Krisenkommunikationspläne greifen und die Kommunikation auf deren Basis geordnet ablaufen. Renner & Gamp (2014, S. 235) beschreiben den durch die Krise ausgelösten Kommunikationszyklus nach der Crisis and Emergency Risk Communication (CERC) in fünf Phasen: Vorbereitung: Vernetzung Entwicklung einheitlicher Empfehlungen & Vorgehensweisen Testen und Training von key messages . Beginn: Bestätigung und Anerkennung des Ereignisses Empathie einfache, klare Kommunikation Etablierung von Vertrauen in die Akteure Bereitstellung von Notfallplänen laufende Kommunikation. Verlauf: Erklärungen zum Krisenmanagement Bereitstellung detaillierter Informationen zur genaueren Einschätzung der Situation Zielgruppenorientierte Bereitstellung von Hintergrundinfos Rückmeldungen von allen Seiten einholen Unrichtige Informationen widerlegen Risiko-Nutzen abwägen und Entscheidungen unterstützen Einsatz von Notfallplänen Unterstützung des Krisenmanagements. Abschluss: Optimierung zukünftiger Maßnahmen auf Basis der gewonnenen Erfahrungen Dokumentation von Problemlagen Gegenmaßnahmen Einbeziehung der Öffentlichkeit für zukünftige Maßnahmen zum Schutz und für erweiterte Ressourcen, Förderung der Corporate Identity. Evaluation: Evaluierung der Krisenkommunikation Dokumentation der lessons learned Ermittlung von Verbesserungspotential bei Krisenkommunikation und Krisenplan.

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