Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bilden das Rückgrat der deutschen Wirtschaft. Viele von ihnen, insbesondere wenn sie als Zulieferer oder als Unterauftragnehmer für größere Unternehmen arbeiten, werden zunehmend mit der Forderung zur Einführung von normierten Managementsystemen für Qualität (nach ISO 9001), Umweltschutz nach (ISO 14001) und/oder Arbeitsschutz (nach SCC oder OHSAS 18001) konfrontiert. Ziel dieser Arbeit ist die Entwicklung eines Ansatzes für ein prozessintegriertes Managementsystem für Qualität, Umwelt- und Arbeitsschutz am Beispiel eines Kleinunternehmens. Zunächst wir eine Analyse der Gemeinsamkeiten und Unterschiede der Normen, die Herausforderungen für KMU bei der Einführung von normierten Managementsystemen und die Integrationskonzepte von QMS, UMS und AMS mit dem Prozessmanagement durchgeführt. Anschließend wird die Vorgehensweise bei der Entwicklung des Konzeptes für ein PIMS in einem Referenzunternehmen vorgestellt. Das Konzept deckt nicht alle durch die Normen geforderten Bereiche ab und dient vor allem der Eingliederung von relevanten Rechtsvorschriften in die Prozesse und Etablierung einer lernenden Organisation. Die Mitarbeiter sollen durch einen externen Berater beim Aufbau von PIMS begleitet und befähigt werden, durch praxisbezogene Schulung und Vermittlung methodischer Kompetenzen, das System zu implementieren und weiter zu entwickeln. Die Umsetzung des Konzeptes ist im Jahr 2003 geplant. Deshalb lassen sich gegenwärtig noch keine Aussagen zu seiner Wirksamkeit treffen.

Textprobe: Kapitel 5.3.2, Anforderungen an QMS nach der ISO 9001:2000: […] Verantwortung der Leitung: Die oberste Leitung stellt die notwendigen Ressourcen für den Aufbau von QMS. Als erstes müssen Qualitätspolitik des Unternehmens und die von ihr abgeleiteten Qualitätsziele formuliert, dokumentiert und mit den Mitarbeitern kommuniziert werden. Sie belegen die Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung des QMS und werden periodisch auf ihre Aktualität überprüft. Die Unternehmensleitung muss weiterhin die Verantwortungen und Befugnisse festlegen und bekannt machen. Ein Leitungsmitglied überwacht als Qualitätsmanagement- Beauftragter den Aufbau und die Pflege von QMS. Er berichtet über die Leistung und notwendige Verbesserungen. Die Leitung ist weiterhin für die Festlegung des internen und externen Informations- und Kommunikationssystems verantwortlich. Mindestens einmal jährlich findet die Managementbewertung statt. Als Grundlage dienen u.a. die Ergebnisse der: - durchgeführten Audits und vorherigen Managementbewertungen, - Kommunikation mit Kunden (Kundenbeschwerden, -befragungen), - erzielten Prozessleistungen und Produktbewertungen und - durchgeführten Vorbeugungs- und Korrekturmaßnahmen. Weiterhin sollen Verbesserungsvorschläge für QMS, die Wettbewerbssituation, neue Trends und weitere Faktoren aus der Unternehmensperspektive beurteilen. Aufgrund der Informationen werden zukunftsträchtige Entscheidungen getroffen, z.B. über neue Qualitätspolitik, Ziele und Strategien. Die Ergebnisse der Managementbewertung müssen dokumentiert werden. Management von Ressourcen: Die Prozesse können erst durch Einsatz benötigter Ressourcen realisiert werden. Das Personal in qualitätsrelevanten Bereichen muss entsprechende nachweisbare Fähigkeiten besitzen und bei Bedarf geschult werden. Die Schulungsmaßnahmen müssen auf die Wirksamkeit beurteilt werden. Die für die Produkterstellung notwendige Infrastruktur und Arbeitsumgebung, wie z.B.: Gebäude, Arbeitsort und [..] Versorgungseinrichtungen, Prozessausrüstungen (sowohl Hardware als auch Software) und unterstützende Dienstleistungen (wie Transport oder Kommunikation) müssen bereit gestellt und funktionsfähig gehalten werden. Produktrealisierung: Die Planung steht am Anfang der Produktrealisierung. Zunächst werden Kundenanforderungen, die erforderlichen Prozesse, Dokumente, und Ressourcen ermittelt. Die zu erstellenden Pläne sollen auch die Messung und Überwachung der Prozess- und Produktqualität sowie die Aufzeichnung ihrer Ergebnisse berücksichtigen. Die Kundenanforderungen müssen vor der Lieferverpflichtung bewertet und auf die Realisierungsmöglichkeiten untersucht werden. Die Norm verlangt entsprechende Aufzeichnungen darüber (z.B. Auftragsbestätigung), wobei die Internetverkäufe davon ausgenommen werden. Bei der Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen sind zu beachten: - Aufzeichnung der vollständigen und eindeutigen Entwicklungseingaben, resultierend aus den Anforderungen an Funktion und Leistung des Produktes und relevanten gesetzlichen und behördlichen Vorschriften, - Planung, Lenkung und Bewertung der einzelnen Entwicklungsphasen, - Festlegung der Verantwortlichkeiten und - Kommunikation zwischen beteiligten Gruppen. Die zu dokumentierten Entwicklungsergebnisse müssen verifiziert bzw. validiert und genehmigt werden. Die Entwicklungsänderungen müssen gelenkt, d.h. gekennzeichnet, geprüft, genehmigt und dokumentiert werden. Die Beschaffung muss sicherstellen, dass die zu beschaffenden Produkte für die nachfolgende Produktion oder das Endprodukt geeignet sind und der Lieferant in der Lage und geeignet ist, sie zu liefern. Dafür werden Kriterien für die Auswahl und (Neu)Beurteilung der Lieferanten aufgestellt sowie deren Ergebnisse aufgezeichnet. Die beschafften Produkte müssen verifiziert werden (z.B. durch die Wareneingangskontrolle). Wenn die Verifizierung beim Lieferanten erfolgt, muss dies in Beschaffungsangaben festgehalten werden. Die Lenkung der Produktion und Dienstleistungserbringung soll unter beherrschten Bedingungen erfolgen. Alle relevanten Informationen zu Produktanforderungen, Arbeits- und Verfahrensanweisungen, Ausrüstung inkl. Überwachungs- und Messmittel müssen verfügbar sein. Die Produkte und Prozesse, inkl. Lieferung und Service, werden überwacht, gemessen und freigegeben, d.h. verifiziert bzw. validiert. Die Organisation muss Kriterien der Validierung (z.B. Ausrüstung, Qualifikationen der Mitarbeiter, Verfahren und Aufzeichnungen) festlegen. Dieses betrifft auch die Zeit nach der Dienstleistungserbringung oder während der Gebrauchsphase des hergestellten Produktes. Wenn Rückverfolgbarkeit gefordert wird, muss das Produkt in allen Realisierungsphasen gekennzeichnet werden. Das vom Kunden überlassene Eigentum muss kenntlich gemacht, verifiziert und geschützt werden. Kommt es zur Beschädigung oder Verlust, muss der Kunde informiert und Aufzeichnungen darüber geführt werden. Das Produkt oder die Produktteile müssen während der Verarbeitung, Lagerung, Verpackung und Auslieferung geschützt werden. Die Konformität des Produktes mit den festgelegten Anforderungen wird in entsprechenden Prozessen mit Überwachungs- und Messmitteln festgestellt. Die Lenkung von Überwachungs- und Messmitteln erhöht die Messsicherheit. Sie beinhaltet die regelmäßige Kalibrierung, Verifizierung, Justierung und Sicherung vor der Verstellung. Aufzeichnungen darüber sind zu führen und der Prüfstatus muss an dem jeweiligen Mittel erkennbar sein. Wenn Messmittel falsch eingestellt waren, müssen frühere Messergebnisse bewertet und aufgezeichnet werden. Wenn Software für die Überwachung und Messung angewendet wird, muss ihre Eignung vor der ersten Prüfung bestätigt werden. Messung, Analyse und Verbesserung: Die Sicherstellung der Konformität des QMS und seiner ständigen Verbesserung muss entsprechend geplant, verwirklicht und beurteilt werden. Die Organisation soll die Methoden der Kundenzufriedenheit festlegen und verwirklichen. Des weiteren werden in regelmäßigen Abständen interne Audits geplant und durchgeführt. Kriterien, Umfang, Häufigkeit und Methoden des Audits sowie die Auditoren werden festgelegt, wobei Objektivität garantiert werden muss ( Auditoren dürfen ihre eigene Tätigkeit nicht auditieren ) Die Auditergebnisse werden aufgezeichnet und die erkannten Fehler möglichst ohne Verzögerung beseitigt. Ergriffene Maßnahmen sind zu verifizieren und die Ergebnisse zu dokumentieren. Die Norm verlangt ein dokumentiertes Verfahren für interne Audits. Die Anleitungen sind in den Normen ISO 100011-1, ISO 10011-2 und ISO 10011-3 näher beschrieben. Sowohl Prozesse wie auch Produkte in qualitätsrelevanten Phasen der Produktrealisierung müssen durch geeignete Überwachungs- und Messmethoden auf die Konformität mit den gestellten Anforderungen überprüft werden. Bei Abweichungen sind entsprechende Maßnahmen (Lenkung, Korrektur, Vorbeugung) zu ergreifen. Die Lenkung fehlerhafter Produkte verhindert die weitere Verwendung oder Auslieferung. Die Norm verlangt dafür ein dokumentiertes Verfahren. Dabei sollen Zuständigkeiten und Vorgehensweise festgelegt werden. Die Fehler und Folgemaßnahmen müssen durch Aufzeichnungen dokumentiert werden. Nachgearbeitete Produkte sind erneut zu verifizieren. Wird der Fehler erst nach der Auslieferung oder im Gebrauch entdeckt, muss die Organisation Maßnahmen ergreifen, die den Folgen oder möglichen Folgen des Fehlers angemessen sind . Die Beseitigung festgestellter Fehler ist durch Korrekturmaßnahmen möglich. Die Norm verlangt dafür ein Verfahren, in dem Fehlerbewertung, Ursachenermittlung, Planung, Umsetzung, Aufzeichnung der Ergebnisse und Bewertung von ergriffenen Korrekturmaßnahmen dokumentiert sind. Die Vermeidung möglicher Fehler ist durch Vorbeugungsmaßnahmen möglich. Auch hierfür wird ein dokumentiertes Verfahren verlangt, um die Maßnahmen zur Erkennung von möglichen Fehlern und ihrer Ursachen, Bewertung des Handlungsbedarfs, Planung, Umsetzung, Aufzeichnung der Ergebnisse und Bewertung der ergriffenen Vorbeugungsmaßnahmen zu regeln sind. Aufgrund der Datenanalyse kann die Wirksamkeit und ständige Verbesserung des QMS beurteilt und sichergestellt werden. Als Datenquellen dienen z.B. Ergebnisse der Kundenzufriedenheit, Prozess- und Produktmessergebnisse, Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen, Lieferantenbeurteilung oder Auditergebnisse. 5.3.3, ISO 9004:2000 Qualitätsmanagementsysteme Leitfaden zur Leistungsverbesserung: Die IS0 9004:2000 enthält die wesentlichen Anforderungen der ISO 9001 (in umrandeten Feldern) und gibt zusätzliche Empfehlungen für weitergehende Verbesserungsmöglichkeiten der Effektivität und Effizient des QMS. Im Blickfeld stehen hier neben den Kunden auch weitere Anspruchsgruppen des Unternehmens: Mitarbeiter, Kapitalgeber, Lieferanten, Gesellschaft, etc. Die Ermittlung ihrer Anforderungen und ausgewogene Berücksichtigung bei der Zielplanung, sichert auf lange Sicht den Unternehmenserfolg. Die Norm betont den prozessorientierten Ansatz und die Notwendigkeit der ständigen Verbesserung sowohl in kleinen Schritten als auch in sprunghaften Änderungen in Prozessen als Weg zur Leistungsverbesserung der Organisation .

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