Das Medium Email eröffnet neue Kommunikationsmöglichkeiten zwischen der Geschäftsleitung und den Mitarbeitern. Durch Rund-E-Mails an die Mitarbeiter kann die Geschäftsleitung schnell und kostengünstig sämtliche Mitarbeiter zeitgleich und direkt erreichen. Daher finden in zahlreichen mittleren und großen Unternehmen die Mitarbeiter zunehmend Nachrichten ihrer Geschäftsleitung in ihrem Posteingangsfach. Wie aber werden diese Rund-E-Mails von den Mitarbeitern aufgenommen? Was bewirken solche E-Mails tatsächlich? Und was könnten Unternehmenschefs mit E-Mails erreichen? Diese Fragen hat Maurizio Singh im Rahmen seiner empirischen Studie untersucht. Er hat in einer Online-Umfrage die Mitarbeiter von zahlreichen unterschiedlichen Unternehmen nach ihren Erfahrungen mit Rund-E-Mails der Geschäftsleitung befragt. Die Antworten klären, was die Rund-Emails bei den Empfängern tatsächlich bewirken. Die Mitarbeiter-Befragung und ihre Ergebnisse werden aus der Perspektive der Theorien des Organisationalen Lernes analysiert. Prozesse Organisationalen Lernens sollen Veränderungen innerhalb eines Unternehmens bewirken. Wie derartige Prozesse erklärt werden können, ist in der Wissenschaft umstritten. Die vorliegende Studie stellt wesentliche Theorien des Organisationalen Lernens vor und überprüft sie anhand der Rund-E-Mails der Geschäftsleitung. So wird eine Verbindung zwischen Theorie und Praxis geschaffen. Die Studie gibt allen, die sich mit interner Unternehmenskommunikation beschäftigen, durch die empirische Umfrage wertvolle Hinweise, wie Rund-E-Mails sinnvoll eingesetzt werden können. Dabei führt sie in die Theorien des Organisationalen Lernens ein und stellt beispielhaft die Umsetzungen der Theorien in die Praxis dar.

Textprobe: Kapitel C, Rund-E-Mails der Unternehmensleitung als besondere Form der internen Unternehmens-kommunikation: Definition der internen Unternehmenskommunikation: Der Bereich der Unternehmenskommunikation lässt sich in die externe und interne Unternehmenskommunikation aufgliedern. Die externe Unternehmenskommunikation wird an Adressaten gerichtet, die außerhalb des Unternehmens stehen. Dabei kann es sich beispielsweise um bestehende und potentielle Kunden, Eigen- und Fremdkapitalgeber oder Medienvertreter handeln. Zielgruppe der internen Unternehmenskommunikation sind dagegen die aktuellen und teilweise auch ehemaligen Mitarbeiter aller hierarchischen Stufen eines Unternehmens. Interne Unternehmenskommunikation kann definiert werden als ein Instrument der Unternehmenskommunikation, welches mittels klar definierter, regelmäßig oder nach Bedarf eingesetzter und kontrollierter Medien die Vermittlung von Informationen sowie die Führung des Dialoges zwischen der Unternehmensleitung und den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen sicherstellt. Die interne Unternehmenskommunikation umfasst nach dieser Definition nicht sämtliche Kommunikationsprozesse innerhalb eines Unternehmens, sondern nur die Kommunikation zwischen der Unternehmensleitung und den Mitarbeitern. Dabei geht es nicht um individuelle Kommunikationsvorgänge, wie beispielsweise Gespräche mit einzelnen Mitarbeitern. Interne Kommunikationsprozesse finden vielmehr jeweils zwischen allen Mitarbeitern oder Gruppen von Mitarbeitern einerseits und der Unternehmensleitung andererseits statt. Ebenfalls nicht umfasst von der Definition sind Kommunikationsprozesse innerhalb von Teams, Abteilungen oder Arbeitsgruppen, die auf gleicher Hierarchieebene stattfinden. Wesentliche interne Medien für die interne Unternehmenskommunikation: Die Umsetzung der internen Unternehmenskommunikation erfolgt durch den Einsatz interner Medien. Die wichtigsten internen Medien werden nachfolgend kurz vorgestellt. Die Mitarbeiterversammlung: Die Mitarbeiterversammlung ist eine Veranstaltung, bei der die Unternehmensleitung die direkte und unmittelbare Kommunikation mit den Mitarbeitern einer Betriebsstätte führt. Es handelt sich hierbei um Face-to-Face-Kommunikation . Anlass für Mitarbeiterversammlungen sind regelmäßig konkrete – häufig von den Mitarbeitern kritisch wahrgenommene – Themen. In Mitarbeiterversammlungen wird meistens eine Kombination aus unterschiedlichen Kommunikationsformen gewählt. Zum einen erläutert die Unternehmensleitung ihre Sicht des Themas. Im Anschluss daran ist eine Diskussion zwischen den Mitarbeitern und der Unternehmensleitung möglich. Die Möglichkeit des direkten Dialogs unterscheidet die Mitarbeiterversammlung von den anderen hier vorgestellten Formen der internen Unternehmenskommunikation. Eine kritische Diskussion kann geeignet sein, die Mitarbeiter von den Ansichten der Unternehmensleitung zu überzeugen. Allerdings besteht auch die Gefahr, dass die Unternehmensleitung durch Beiträge der Mitarbeiter angegriffen wird und in eine defensive Rolle gedrängt wird. Daher ist es wichtig, dass die Unternehmensleitung im Vorfeld der Versammlung bereits die Einwände der Mitarbeiter antizipiert, um angemessene Antworten geben zu können. Organisatorisch ist eine Mitarbeiterversammlung nur möglich, wenn es die Betriebsabläufe zulassen, dass sich alle Mitarbeiter versammeln und in dieser Zeit nicht an ihrem Arbeitsplatz erreichbar sind. Allerdings können die Mitarbeiter nicht zur Teilnahme verpflichtet werden, sodass auf der Mitarbeiterversammlung nicht alle Mitarbeiter anwesend sein werden. Dies ist ein großer Nachteil von Mitarbeiterversammlungen, da die Informationen der Versammlung den abwesenden Mitarbeitern nicht vollständig zugänglich sind. Der Nachteil der nicht vollständigen Informationsmöglichkeit für alle Mitarbeiter verstärkt sich, wenn das Unternehmen mehrere Betriebstätten hat, da in diesem Fall mehrere Mitarbeiterversammlungen, die jeweils eine eigene Dynamik entwickeln können, notwendig sind. Das schwarze Brett: Das schwarze Brett ist das wohl älteste Medium der internen Kommunikation. Es bietet der Unternehmensleitung die Möglichkeit, die Mitarbeiter durch Aushänge zu informieren. Jeder Mitarbeiter kann sich über die Aushänge informieren, sodass es jedem möglich ist, die gleichen Informationen zu erhalten. Die Aushänge am schwarzen Brett beschränken sich häufig auf kurze aktuelle Mitteilungen und Bekanntmachungen. Komplexe Sachverhalte können am schwarzen Brett nicht dargelegt werden. Es kann daher nur zur aktuellen, lokal begrenzt wahrnehmbaren Informationsweitergabe verwendet werden.

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Maurizio Singh, M.A. geboren 1982 in Nürnberg. Er schloss sein Studium der Bildungswissenschaften, Politische Ökonomie und Volkswirtschaftslehre an der Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg mit einem Magister Artium ab. Parallel absolvierte er einen Diplomstudiengang in Betriebswirtschaftslehre an der Universität des Saarlandes. Maurizio Singh ist Gründer und aktives Präsidiumsmitglied der ersten studentischen Unternehmensberatung im Saarland Consiglia e.V.