Treffen sich Kollegen zufällig an der Kaffeemaschine oder am Kopierer, werden oft auf dem schnellen Dienstweg Probleme gelöst, sei es durch direkte Hilfe und Lösungsvorschläge oder durch den Gedankenaustausch im Allgemeinen. Wie also kann ein Unternehmen eine virtuelle und globale Kaffee-Ecke schaffen mit der Aussicht auf einen Ort, an dem man einfach und übersichtlich informiert wird? Wissensmonopole gehen in den Ruhestand, Abteilungen und Bereiche werden ausgebaut und umstrukturiert. Diese Studie beschäftigt sich mit der Konzeption und Erstellung eines Intranetauftrittes als Wissensplattform. Es werden sowohl die Herausforderungen eines historischen Wachstums skizziert wie auch der gesamte Entwicklungsprozess vom Layout bis hin zum Inhalt. Abgerundet wird die Studie durch aktuelle Erkenntnisse des Interfacedesign, Usability und dem Global Intranet Trend Report sowie Medientheorien. Der motivationale Aspekt der Intranetnutzung in kleinen Unternehmen wurde ebenfalls nicht vergessen. Die Autorin stellt anschaulich die Herausforderungen dar und stellt Lösungsansätze vor. Außerdem berichtet sie im Fazit von ihren persönlichen Erfahrungen.

Textprobe: Kapitel 2.1.6, Vorteile eines Intranets: Einer der Vorteile von einem Intranetauftritt liegt in der zentralen Wissensbündelung. Gerade größere Unternehmen kämpfen mit dem Problem, dass zwar Wissen digital vorhanden ist und auch abgelegt wird, es jedoch keine sichtbar oder nachvollziehbare Struktur und Archivierung gibt. Und, was häufig noch vorherrschender ist, dass niemand weiß, dass es die Information schon gibt und entsprechend Zeit damit verbringt, eine schon vorhandene Information wiederholt zu recherchieren oder zu dokumentieren. Rundmails oder Berichte in Papierform werden bspw. oft an alle Mitarbeiter geschickt, da es einfacher und schneller ist, eine E-Mail an alle zu versenden, als sich Gedanken zu machen, wen die Information der E-Mail wirklich interessiert und in wessen Arbeitsablauf sie eingreift. Bei einem Intranet hat der Nutzer die Möglichkeit, die Informationsflut zu filtern und zu reduzieren, da der Nutzer selbst entscheidet, was er lesen möchte und im Idealfall sofort auf der Startseite die neuesten Einträge zu sehen bekommt. 2.1.7, Nachteile eines Intranets: Die größte Herausforderung besteht m. E. in der fehlenden und/oder mangelnden Motivation. Die technischen Voraussetzungen lassen sich fast problemlos schaffen, ebenso wie das Verfassen von knappen und informativen Texten. Die Herausforderung besteht darin, die Mitarbeiter zur aktiven Mitarbeit zu motivieren, da ein digitales Wissensmedium (irrelevant, welche Darstellungsform verwendet wird) fast nur von der Mitarbeit lebt. Motivationale Anreize, wie zum Beispiel aus digitalen Spielen bekannt, sind nur zum Teil anwendbar, da das Intranet auch den seriösen und professionellen Ansprüchen der Geschäftsführung genügen muss. Entsprechend ist es kaum möglich, z. B. kleine Spiele einzubauen. Weiterhin lesen viele Menschen ungern lange Texte am Bildschirm, die veröffentlichten Texte sollten knapp und übersichtlich sein. Ausführliche Hintergrundinformationen müssen schon sehr wichtig oder fesselnd sein, um den Nutzer zu fesseln [Viedebantt: 468]. Eine weitere Schwierigkeit besteht in den Zugriffsrechten bzw. installierten Programmen, da nicht immer jeder Mitarbeiter Zugriff auf alle Ordner hat oder über die erforderlichen Zugriffsrechte verfügt. Das heißt, Mitarbeiter ohne Zugriffsrechte können keinen Nutzen aus dem Wissen ihrer Kollegen schöpfen. Der offensichtlichste Nachteil eines bildschirmbetriebenen Informationsmediums ist wohl der Computerarbeitsplatz selbst. Computerarbeitsplätze sind nicht in allen Bereichen einer Firma Standard, in der Montage oder Produktion bspw. hat häufig nur der Meister Zugang zu einem Computerarbeitsplatz. Evtl. Terminals in Aufenthaltsbereichen besitzen nur begrenzten Charme, da die Arbeiter in ihren Pausen lieber miteinander sprechen, Essen oder Zeitung lesen [Viedebantt: 468]. 2.1.8, Motivation der Intranetnutzung: ‘Kommt das Motiv von innen oder von außen? Menschen erbringen nicht einfach grundlos Leistungen, sondern sie haben dafür ein Motiv. Psychologen unterscheiden zwei Arten von Motivation: 1. Die extrinsische Motivation, bei der Anreize von außen auf die Person einwirken. Das können z. B. Belohnungen in Form von Geld, Statussymbolen und Titeln sein. 2. Die intrinsische Motivation, bei der die Leistungserbringung selbst einen Reiz darstellt. Untersuchungen haben gezeigt, dass die extrinsische Motivation in ihrer Wirkung nicht dauerhaft ist. Offenbar nutzen sich Belohnungen und finanzielle Anreize schnell ab bzw. werden zum eigentlichen Ziel der Anstrengung. Der Mitarbeiter ist dann also nicht mehr bemüht, ein besonders gutes Ergebnis abzugeben, sondern er will ein Ergebnis abliefern, das ihm seinen Bonus sichert. Dagegen hält die intrinsische Motivation, also die Freude an der Tätigkeit selbst, sehr viel länger vor. Die Zufriedenheit, die ein Mensch empfindet, wenn er ein Ziel erreicht hat, ist ein sehr starker Anreiz.’ [Niermeyer Postall: 60]. Diese Aussage fasst das zusammen, was das Intranet erreichen möchte: dass ein Einbeziehen der Mitarbeiter auf eben jene motivierend wirken soll. Trotzdem darf dieser Aspekt nicht nur oberflächlich behandelt werden. Aus Beobachtungen der Mitarbeiter bilden die Themen Fußball, Eishockey und Kinder die Basis für Privatunterhaltungen. Es ist wichtig, dass Privatunterhaltungen die Basis bilden, da dadurch alle Bereiche/ Altersgruppen und Bildungsniveaus zusammenkommen (durch die unterschiedlichen Arbeitsbereiche haben manche Mitarbeiter kaum etwas miteinander zu tun). Bspw. gibt es eine Seichter Fußballtipprunde sowie eine entsprechende Tippkanone für den Gewinner. Auf dieser Tippkanone sind zusätzlich die Namen der Gewinner inkl. der Punktanzahl angebracht. Ein erster, motivationaler Aspekt wäre bspw. ein Foto des aktuellen Gewinners mit der Tippkanone im Intranet. Zusätzlich werden kurze, selbst geschriebene Profile von allen Mitarbeitern sowie die Fotos von Firmenfeiern veröffentlicht. Darüber hinaus ist ein Städteatlas umgesetzt, in dem die Mitarbeiter nach einem Serviceeinsatz über Hotels, Restaurants, Freizeitmöglichkeiten sowie örtliche Gegebenheiten (Gefahrenstellen, Tankstellen) berichten. Des Weiteren wurde über die Möglichkeit diskutiert, bei bestimmten Bereichen/Themen eine Kommentarfunktion einzuführen, damit eine Art virtuelles Gespräch entstehen kann. Gerade bei fachlichen Artikeln hat diese Variante nicht nur einen motivationalen Aspekt, sondern fördert auch einen fachlichen Austausch. Abschließend wird in der Evaluation nicht nur die Motivation abgefragt, sondern auch, was wie beschaffen sein muss/sollte, damit das Intranet genutzt werden würde.

• Usability

• Interfacedesign

• Mittelstand

• Sondermaschinenbau

• Medientheoretischer Rahmen

• DIN EN ISO 9241-110

• Joomla

Carina Krone-Book, Jahrgang 1982, machte nach einer kaufmännischen Ausbildung ihr Abitur, bevor sie an der Fachhochschule Hannover Technische Redaktion studierte. Während ihres Studiums arbeitete sie durchgehend in verschiedenen Bereichen, um ihr theoretisches Wissen anzuwenden und Erfahrungen zu sammeln. Nach dem erfolgreichen Abschluss ihres Studiums arbeitete sie als stellvertretende Projektleiterin bei einem Ingenieur Dienstleister und nahm ein berufsbegleitendes Studium im Bereich Crossmedia auf. Derzeit arbeitet Frau Krone-Book als Technische Redakteurin eigenverantwortlich in einem mittelständischen Familienunternehmen im Bereich Sondermaschinenbau. Bereits ihre Bachelorarbeit beschäftigte sich mit dem Thema Wissensvermittlung. Seitdem interessiert sie sich besonders für die Bereiche Wissensmanagement und Wissensvermittlung. Ihren Master of Science (Crossmedia Publishing) erlangte sie im September 2012.