Unternehmen stehen heute vor vielfältigen Herausforderungen. So bietet die zunehmende Globalisierung der Wirtschaft zwar neue Marktchancen, gleichzeitig führt dies aber auch zu einem hohen Wettbewerbsdruck. Um sich gegen die Konkurrenz behaupten zu können, müssen sich die Unternehmen bezüglich der Flexibilität und der Verfügbarkeit von Produkten und Dienstleistungen stetig verbessern. Unternehmen erzielen Wettbewerbsvorteile, indem sie ihre Geschäftsprozesse am Kunden ausrichten und effizient gestalten. Mitarbeiter in Unternehmen erhalten heute täglich eine Vielzahl an Informationen auf unterschiedlichen Wegen und nutzen selbst unzählige voneinander isolierte Kommunikationsmittel. Neben der erhöhten Anforderung an die Flexibilität und die Erreichbarkeit jedes einzelnen Mitarbeiters, müssen diese auch eine immer größer werdende Informationsflut bewältigen. Die Folgen, die sich daraus ergeben, sind mangelnde Unterscheidungsfähigkeit in der Priorisierung von Informationen und Überforderungsempfindungen. Unternehmen und Mitarbeiter sollen durch eine Erhöhung der Kommunikationseffizienz dabei unterstützt werden, diesen neuen Anforderungen gerecht zu werden. Unified Communications eröffnet hierbei neue Möglichkeiten und Chancen die Kommunikationsstruktur in Unternehmen effizienter zu gestalten und die Geschäftsprozesse zu optimieren. Im Rahmen des vorliegenden Buches werden die Möglichkeiten zur Optimierung von Kommunikationsprozessen dargestellt. Dieses Buch verfolgt zum einen das Ziel, die verschiedenen Vorteile von Unified Communications darzustellen und in einem Entscheidungsprozess einzuordnen. Zum anderen verfolgt dieses Buch das Ziel den entwickelten Entscheidungsprozess für ein Unternehmen exemplarisch anzuwenden und die Vorteile aufzuzeigen.

Textprobe: Kapitel 2.3.4, Instant Messaging: Instant Messaging bedeutet ‘sofortige Nachrichtenübermittlung’ und ermöglicht die textbasierte Echtzeit-Kommunikation. Instant Messaging macht zusammen mit den Präsenzinformationen die Kernfunktionalität von Unified Communications aus und stellt das Bindeglied zwischen telefonischer und schriftlicher Kommunikation dar. Die Kommunikation erfolgt in der Regel zwischen zwei Personen im Einzelgespräch oder mittels Konferenz zwischen nahezu beliebig vielen Teilnehmern. Es besteht weiterhin die Möglichkeit, mehrere Einzelgespräche mit unterschiedlichen Gesprächspartnern parallel zu führen. Die Nachrichten werden üblicherweise in der Reihenfolge des Entstehens dargestellt und ermöglichen durch Archivierung auch eine spätere Auswertung der Gesprächsinhalte. 2.3.5, Web-Konferenz - Online-Meeting: Web-Konferenzsysteme sind virtuelle Besprechungsräume, in denen ausgewählte Echtzeit-Kommunikationsmittel gebündelt werden. Web-Konferenzsysteme unterstützen Audio, Video, Instant Messaging und den gemeinsamen Zugriff auf Applikationen und Dokumente. Im weiteren Verlauf werden die hierin enthaltenen Kommunikationsmittel Application-, Desktop- und Dokumenten-Sharing näher erläutert. Application-Sharing ermöglicht die Bildschirmübertragung einer Applikation zu einem anderen Kommunikationspartner. Hierbei kann der Initiator einer Application-Sharing Sitzung anderen Teilnehmern einen passiven oder aktiven Zugriff auf die Applikation ermöglichen. Desktop-Sharing erweitert die Funktion des Application-Sharing durch das Übertragen des kompletten Bildschirminhaltes. Für den teilnehmenden Kommunikationspartner entsteht so der Eindruck als würde er sich direkt vor dem Arbeitsplatz des Initiators befinden. Document-Sharing ermöglicht die synchrone, gemeinsame Bearbeitung eines Dokuments. Die gemeinsame Bearbeitung von Ressourcen ist essenziell wichtig für eine effiziente Kommunikation. Kapitel 2.4, Asynchrone Kommunikation: Asynchrone Kommunikation beschreibt jegliche Kommunikation, die nicht in Echtzeit stattfindet. Da die Informationen mit einer zeitlichen Verzögerung übermittelt werden, stehen sie dem Kommunikationspartner somit nicht direkt zur Verfügung. 2.4.1, E-Mail: E-Mail ist die am weitest verbreitete Form asynchroner computergestützter Kommunikation. Unternehmens- und erfolgskritische Geschäftsprozesse basieren heutzutage in Unternehmen oftmals auf E-Mail. Die ursprüngliche Funktion von E-Mail ist der elektronische Schriftverkehr. Durch die Möglichkeit multimediale Inhalte als Anhang beizufügen, wird das Kommunikationsmittel vermehrt auch als Transportmedium von Dateien und Dokumenten genutzt. Im Zusammenhang mit Unified Communications erhalten Benutzer Voicemails per E-Mail Anhang als Audiodatei. Durch die Möglichkeit der digitalen Signierung und verschlüsselten Übertragung können E-Mails als rechtskräftige Dokumente eingesetzt werden. Der Aufbau einer E-Mail besteht aus dem Kopf (Header) in dem unter anderem die Absender-, Empfänger und Antwortadresse übermittelt wird, dem Inhalt (Body) sowie der Unterschrift (Signature). 2.4.2, Fax: Das Fernkopieren (FAX) ist ein international standardisierter Telematikdienst für die Text- und Bildübermittlung. Es leitet sich aus dem lateinischen ‘fac simile’ ab, welches ‘mache es ähnlich’ bedeutet. Die Faxübertragung ermöglicht die Übermittlung eines Papierdokumentes zwischen zwei Faxgeräten. Die Papiervorlage wird von dem sendenden Faxgerät hierbei zeilenweise abgetastet und über das Telefonnetz zu dem empfangenden Faxgerät übermittelt. Nach einer Empfehlung der ITU wird hierbei der Standard T.30 für die Übermittlung genutzt. Die Standards für Faxgeräte lassen sich in Gruppe 3 und Gruppe 4 unterscheiden, wobei Gruppe 3 dem Standard für die analoge Übertragung entspricht und Gruppe 4 der Übertragung per ISDN.

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