Diese Studie hat das Ziel, eine State of the Art-Analyse von Produktinformations-Systemen zu erstellen. Es wird definiert, worum es sich bei einem PIM-System handelt und welche Vorteile es einem Unternehmen ermöglichen kann. Durch eine eigens erstellte Online-Befragung wird das Eintreten dieser Vorteile in der Praxis untersucht. In diesem Buch geht es um die folgenden drei Themen: Erstens wird das Thema PIMS im Allgemeinen beleuchtet. Es gilt zu klären, was unter dem Begriff Produktinformationen und Produktinformations-Management-System zu verstehen ist. Weiterhin ist es hier ein Ziel, herauszufinden, was betriebswirtschaftliche Vorteile eines PIMS sind, wer diese verspricht und welche Auswirkungen diese haben sollen. Die zweite Fragestellung beschäftigt sich mit der Wahrnehmung der Unternehmen in Bezug auf die durch PIMS generierten wirtschaftlichen Vorteile. Es fragt sich also unter anderem, inwieweit Unternehmen, die PIMS einsetzen, deren wirtschaftliche Vorteile erkennen und daran anschließend, ob sie mit ihrem PIMS zufrieden sind. Drittens wird untersucht, ob die versprochenen wirtschaftlichen Vorteile eintreten und ob diese belegbar sind. Hier wird sich zeigen, ob Unternehmen diese Vorteile nur subjektiv wahrnehmen oder durch Kennzahlen belegen können und wo die Probleme mit PIMS generell noch liegen.

Textprobe: Kapitel 4.3. Wirtschaftliche Vorteile eines PIMS: In dieser Studie geht es vor allem um die Vorteile für die Wirtschaftlichkeitsverbesserung im Unternehmen, und nicht um sogenannte Features des jeweiligen Systems der verschiedenen Anbieter. Eine bestimmte Funktion oder Eigenschaft des Systems wird als Feature bezeichnet, so z.B. ein Feature für die Erstellung von Dokumenten in einem PDF Format. Diese Features sind im Leistungsumfang des Produktes enthalten und werden in dieser Untersuchung als gegeben vorausgesetzt, daher liegt das Augenmerk auf den wirtschaftlichen Vorteilen. Als Vorteil (hier auch als Versprechen bezeichnet) werden Eigenschaften definiert, die dem Unternehmen einen positiven Effekt bringen. Solch ein Effekt kann z.B. eine Kostenreduzierung darstellen oder auch eine Einsparung von Zeit bei bestimmten Arbeitsprozessen. Diese Effekte bringen dem Unternehmen einen Vorteil, der Auswirkungen auf die Wirtschaftlichkeit der Arbeitsweise haben soll sowie einen Wettbewerbsvorteil erbringen kann. Diese Vorteile können außerdem dahingehend unterschieden werden, ob sie einen Kostenvorteil bewirken (Ressourceneinsparung) oder einen Mehrwert generieren (Umsatzwachstum). Um eine gute Grundlage an Vorteilen zu sammeln, wurden vorher Kriterien festgelegt, um die Auswahl an PIM-Systemen zu begrenzen. Das PIMS eines Anbieters musste daher die Mindestanforderung erfüllen, die durch die PIMS-Definition festgelegt wurde (siehe Kapitel 4.2.1). 4.3.1 Vorteile laut Anbieter: Das Ziel dieses Teils der Studie war es, eine fundierte Liste von Vorteilen zu erstellen. Hierfür wurden die zugesandten Informationsbroschüren und aufgerufenen Websites der Anbieter analysiert, insofern das PIMS die festgelegten Kriterien erfüllen konnte. Die versprochenen Vorteile seitens der Anbieter waren sehr unterschiedlich. Zum einen bedurfte es wieder einer strikten Trennung zwischen Features und Vorteilen, zum anderen unterschieden sich die formulierten Vorteile stark in ihrer Präsentation. Dr. Fischer, Geschäftsführer des PIMS-Anbieters Lobster GbmH, gab in einem Gespräch an, dass eine PIMS-Installation mit einem durchschnittlichen Kostenvorteil von 40.000 bis 100.000 Euro verbunden sein sollte. Ob sich eine Investition lohnt, würde sein Unternehmen durch einen Sales- und Einstiegs-Workshop im Vorfeld mit den Interessenten abklären. Gleichzeitig erklärte Dr. Fischer, dass eine Wirtschaftlichkeitsberechnung im Nachhinein wie ROI, Umsatzzuwächse und Kosteneinsparungen nicht vorgenommen werden würde. Der Anbieter Fischer Computertechnik schickte im Anschluss an ein Gespräch eine Excel-Tabelle als Anhang zu, welche bei Vertriebspräsentationen vor Kunden verwendet wird. In dieser Tabelle können die Ist-Kosten des Unternehmens eingetragen werden, um die neuen Kosten mit PIMS zu schätzen. So verspricht diese Firma Einsparungsmöglichkeiten beim Erstellen neuer Unterlagen von 30 % im 1. Jahr (mit PIMS), 50 % im 2. Jahr und 70% im 3. Jahr. Einsparungen durch gezielte Aktualisierungen werden mit 50% angegeben, Übersetzungen von neuen Unterlagen mit 30 % im 1. Jahr, 50 % im 2. Jahr und 80 % im 3. Jahr. Bei einer Übersetzung der überarbeiteten Unterlagen liegen die Einsparungsmöglichkeiten bei 50 % im 1. Jahr und 80 % im 2. Jahr. Dieser Hersteller summiert diese Rechnungen am Ende auf und kommt so auf eine Einsparung der Kosten in den genannten Arbeitsprozessen von bis zu 71% im 3. Jahr. Diese einfache Rechnung ist ein gutes Beispiel dafür, dass es bei der Recherche zu diesem Thema sehr schwierig war, an Zahlenbeispiele zu kommen. Selbst diese Datei, welche bei Verkaufsgesprächen eingesetzt wird, basiert auf einem einfachen Soll-Ist Vergleich, welcher als kritisch zu betrachten gilt. Die zugesandten Broschüren sowie die frei zugänglichen Informationen auf den Websites der Anbieter sind oft ähnlich aufgebaut. Es gibt Berichte von Referenzkunden, die die Software empfehlen, Auflistungen der Features, welches das jeweilige PIMS bietet und Aufzählungen wirtschaftlicher Vorteile des PIMS. Eine Auflistung der vielen verschiedenen Vorteile der Anbieter würde in dieser Untersuchung zu viel Platz beanspruchen. Aus diesem Grund wurden die Vorteile der Anbieter analysiert, in Word-Dateien gesammelt und für die spätere Clusteranalyse abgespeichert. Daher befindet sich die Liste der Vorteile, welche die Clusteranalyse hervorgebracht hat, in Kapitel 5.1 (siehe Tabelle 6). 4.3.2 Vorteile laut Fachliteratur und Experten: Wie eingangs in der Motivation beschrieben wurde, zeigten sich bei der Suche nach wissenschaftlichen Studien und Fachpublikationen für das Themengebiet PIMS Desiderate auf. Für die Auswahl der Fachliteratur und der Experten für die Interviews wurden Kriterien festgelegt, um dem Aspekt der Wissenschaftlichkeit dieser Studie gerecht zu werden. Die eigens festgelegten Kriterien waren erfüllt, wenn die folgenden Eigenschaften erfüllte wurden: Der Autor / die Autorin besitzt eine hohe Reputation Die Quelle stammt aus einer der folgenden Publikationen: Fachzeitschrift, Monographie, Enzyklopädie, Bibliographie, Dissertation, Forschungsbericht Die Quelle ist aktuell Die befragte Person kann eine mehrjährige Erfahrung in dem Berufsfeld aufweisen. Gerd Müller, Vertriebsmitarbeiter beim PIMS-Anbieter Creative Internet Consulting GmbH, erklärte in einem persönlichen Interview, dass der Druck für Unternehmen gestiegen sei, PIMS zu nutzen, um eine gute Datenqualität zu erhalten. Müller ist zwar ein Mitarbeiter eines PIMS-Anbieters, führte jedoch das Interview glaubhaft als objektiver und neutraler PIMS-Experte. Stefanie Staib, Vertriebsmitarbeiterin beim PIMS-Anbieter guide2media GmbH, liefert hierfür in einem persönlichen Interview ein Beispiel: Halten Hersteller von Sanitärprodukten gewisse Datennormen nicht ein, fliegen sie aus dem Händlerkatalog raus . Hierfür gebe es laut Staib bereits eine Art Gewerkschaft für Sanitärunternehmen , die ARGE neue Medien. Dieser Zusammenschluss namhafter Markenhersteller der Sanitärbranche engagiert sich für die systematische Verbreitung neuer Informations- und Kommunikationstechnologien in der Branche. Ein praktischer Vorteil von PIMS soll laut Gerd Müller also eine höhere Datenqualität sein. Er begründet diesen Vorteil darin, dass z.B. ein Fehler in einer Produktbeschreibung mit einem Arbeitsschritt automatisch auf allen Vertriebskanälen ausgebessert werden kann. Diese Aktion benötigt dementsprechend weniger Ressourcen (Mitarbeiter, Zeit) und resultiert daher in einem Kostenvorteil. Weitere Vorteile nennt die Cognitas-Studie 2006 zum Thema Produktinformations-Management in Unternehmen (Noack 2006, S. 15). In dieser Umfrage wurden Führungskräfte aus verschiedenen Bereichen der deutschen Wirtschaft zum Thema Informationsmanagement befragt. Das Ergebnis dieser Befragung war sehr positiv: Das Management von Dienstleistungs- und Produktinformationen... …ist ein Erfolgsfaktor für Unternehmen (laut 93,7%) …ist eine bereichsübergreifende Aufgabe (laut 85,5%) …bringt positive Synergieeffekte mit sich (laut 84,2%) Alexa Wackernagel, eine selbstständige Beraterin (Consulessa GmbH) und seit 2005 im PIMS Projektmanagement tätig, nennt nicht nur die Vorteile eines PIMS, sondern bezeichnet ein PIMS als eine Notwendigkeit: Die Möglichkeiten der Produktkommunikation und -Verwaltung sind stark eingeschränkt , sollte ein PIMS im Unternehmen fehlen (Wackernagel 2012, S. 4). Wackernagel (2012) zeigt eine allgemeine Schwachstelle im Informationsmanagement von Unternehmen auf, um anschließend auf die Vorteile eines PIMS zu verweisen: Bei der Erstellung und Verwaltung von Produktinformationen, sowie deren Publizierung, kommt es häufig zu Berührungspunkten von verschiedenen Abteilungen und Verantwortlichen innerhalb eines Unternehmens. Dies führt zu einem Mangel an Effizienz und Durchgängigkeit der dazugehörigen Prozesse und Systeme. Als Grund wird hierfür ein Vorliegen von verschiedenen Versionen und an verschiedenen Stellen von wichtigen Informationen genannt (Wackernagel 2012, S. 4). Die Kommunikation zwischen den Fachabteilungen wird durch PIM schneller und einfacher, denn sobald von einer Abteilung neue Produktinformationen eingestellt werden, stehen diese den anderen Abteilungen für deren Arbeitsprozesse zur Verfügung. Der gesamte Produktkommunikationsprozess wird dadurch effizienter. (Wackernagel 2012, S. 10)

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Michael Tretter wurde 1987 in Nürnberg geboren. Sein Studium der Wirtschaftswissenschaften an der FAU Erlangen-Nürnberg schloss der Autor im Jahre 2013 mit dem akademischen Grad des Bachelor of Arts erfolgreich ab.