Die hier vorliegende Studie behandelt die Thematik der belegungsabhängigen Personaleinsatzplanung in der vollstationären Pflege. Dazu wird eingangs ein Überblick zur Situation der vollstationären Altenpflege und dem Pflegebedarf in Deutschland gegeben. Im weiteren Verlauf sind die Rahmenbedingungen herausgearbeitet, welche das quantitative Pflegepersonal bestimmen. Danach wird, anhand des in der Praxisphase entwickelten Controllingtools, eine Steuerungsmöglichkeit bei der Personalbewirtschaftung aufgezeigt und Zusammenhänge zwischen Belegungsschwankungen und dem Personaleinsatz dargestellt. Das hier vorgestellte Controllingtool bietet für die kontinuierliche und an der Belegung angepasste Personalbewirtschaftung eine Unterstützungsmöglichkeit für die Leitungsebene. Aufgrund seiner Planungsfunktionen kann es den tagesaktuellen und den zukünftig kalkulierten und belegungsabhängigen Personalbedarf sichtbar machen. Somit werden Personalüber- und Personalunterhänge erkennbar, um personell und entsprechend der flexiblen Arbeitsvertragsstruktur des Pflegepersonals gegensteuern zu können. Durch die Analysefunktion des Tools kann u.a. ein SOLL-IST-Abgleich des in der Vergangenheit eingesetzten und verplanten Personals erfolgen, um die daraus abzuleitenden Erkenntnisse für die zukünftige Personaleinsatzplanungen berücksichtigen zu können.

Textprobe: Kapitel 4.2, Steuerungsmodell für einen belegungsabhängigen Personaleinsatz in der vollstationären Altenpflegeeinrichtung: In diesem Abschnitt soll das Steuerungsmodell aufgezeigt werden, mit dem die Personalbewirtschaftung belegungsabhängig geplant werden kann. Das Tool soll eine Unterstützungsmöglichkeit für die Leitungsebene bieten. Dabei soll der Gedanke des Zyklus Plan-Do-Check-Act (PDCA-Zyklus) nach Deming verfolgt werden. Dazu muss das Tool Anforderungen erfüllen, die nachfolgend erläutert werden. Unter dem Punkt ‘Umsetzung und Aufbau des Instrumentes’, soll dann die Funktionsweise des Tools exemplarisch dargestellt werden. 4.2.1, Anforderungen an das Controllingtool: Das Instrument soll es ermöglichen einen zukunftsbezogenen und tagesaktuellen Bedarf an Personal zu ermitteln (plan), um darauf die Personaleinsatzplanung zu gestalten (do). Weiterhin soll es ermöglichen einen vergangenheitsbezogen und täglichen Abgleich des belegungsabhängigen Personalbedarfs in VK erkenntlich zu machen (check), um entsprechende Gegenmaßnahmen im Personaleinsatz einleiten zu können (act). Somit erfolgt eine Gegenüberstellung der SOLL-VK, aufgrund der vertraglich vereinbarten Personalschlüssel, mit dem IST-Einsatz an Vollzeitpflegekräften. Dadurch werden die im vergangenem Monat und die tagesaktuellen Personalüber-/Unterschreitung sichtbar. Weiterhin soll abgebildet werden, ob das Mindestpersonal (FK, FKQ) gem. SGB XI und HeimPersV eingehalten wurde bzw. wird. Sowohl bei der retrospektiven als auch bei der tagesaktuellen Gegenüberstellung des Personals nach Pflegeschlüssel (SOLL) und der geplanten VK (PLAN), bilden die tatsächliche Belegungsstruktur und die damit verbundene Auslastung der Einrichtung die Berechnungsgrundlage. Bei der zukunftsbezogenen Bedarfsplanung von VK wird entsprechend einer prognostizierten Auslastung und Belegungsstruktur kalkuliert. Dabei kann der unterschiedliche Personalbedarf, verursacht durch zu erwartende Belegungsschwankungen, sichtbar gemacht werden. Kurzfristig kann dadurch entschieden werden, ob und wie viel durch Erhöhung des Personaleinsatzes oder dessen Reduzierung gegengesteuert werden muss (act). Weiterhin soll das Tool die unternehmensinterne Nettoarbeitszeit in VK transparent machen. Diese Darstellung der Nettoarbeitszeit soll einen die Rückverfolgung von Personalausfallzeiten ermöglichen, um diese bei der zukünftigem Personalbewirtschaftung zu berücksichtige. Beim Abschluss von Arbeitsverträgen für die Pflegemitarbeiter wird eine wöchentliche Arbeitszeit vereinbart. Diese Arbeitszeit kann sowohl aus einem festen SOLL-Wochenstunden-Anteil (fix) bestehen als auch aus einer wöchentlichen Mindestarbeitszeit (Basisarbeitszeit) mit der Option, diese Basisarbeitszeit nach Bedarf zu erhöhen (variabler Arbeitszeitanteil). Im Zuge der Gestaltung der einzelnen Arbeitsverträge der Pflegemitarbeiter ergibt sich ein Arbeitszeitkontingent (Arbeitszeitkorridor). Dieses Kontingent setzt sich zum einen aus den Mitarbeiterverträgen zusammen, die die eben genannte feste (fixe) Wochenarbeitszeit vereinbart haben und zum anderen aus den Mitarbeiterverträgen mit der wöchentlichen Basisarbeitszeit plus den variablen Arbeitszeitanteilen. Der Arbeitszeitkorridor besteht dabei aus einer ‘unteren Grenze’ (Summe der Basisarbeits- und Mindestarbeitszeit) und einer ‘oberen Grenze’ (Summe aller Basisarbeits- und Mindestarbeitszeiten plus die gesamten variablen Arbeitszeitanteile der flexiblen Arbeitsverträge). Dieser Korridor soll bei Belegungsschwankungen eine Richtung nach oben und nach unten aufzeigen, in wieweit es die vorhandene Arbeitsvertragsstruktur bei der Personalbewirtschaftung zulässt, die Arbeitszeit der einzelnen MA belegungsbegründet anzupassen. Der Punkt 4.2.3.1.3 ‘Die SOLL-Arbeitszeit und die Bedeutung des Arbeitszeitkorridors’ erklärt diese Anforderung genauer. Weiterhin soll ein Überblick der zur Verfügung stehenden ‘restlichen’ Diensteinsatzmöglichkeiten eines Mitarbeiters gewährleistet werden. Das Instrument zeigt bei der Dienstplanung eines MA auf, wie viel SOLL-Arbeitszeit noch zur Verfügung steht und welche Dienste, im Rahmen der Früh-/Spät- und Nachtschicht, noch optimal in das mitarbeiterindividuelle Arbeitszeitkontingent passen würden. Somit sollen folgende Anforderungen erfüllt werden: • Darstellung des tagesaktuellen und zukunftsbezogenen SOLL-Personalbedarfs in VK, aufgrund der Personalschlüssel und der Belegungsstruktur • Darstellung des IST-Einsatzes an VK tagesaktuell und zum Monatsende • Darstellung des Einsatzes des Mindestpersonals • Abbildung der Nettoarbeitszeit und der Personalausfallzeit • Abbildung des Arbeitszeitkorridors in VK • Darstellung der potentiell zur Verfügung stehenden Diensteinsatzmöglichkeiten eines MA 4.2.2, Herangehensweise zur Entwicklung und zum Aufbau des Tools: Diese Anforderungen an die Aussagekraft des Tools waren die Ausgangsbasis für die weitere Umsetzung. Bei der Erstellung wurde zunächst recherchiert, welche Informationen aus bereits vorhandener und regelmäßiger Datenerfassung im Unternehmen hinzugezogen werden können und welche noch erhoben werden müssen. Die zur Verarbeitung herangezogenen Daten sind: • die Anzahl der Pflegetage je Bewohner, • die Einstufung der Bewohner in die Pflegestufen und deren zahlenmäßige Verteilung, • die Personalschlüssel je Pflegestufe, • die Auslastung der Einrichtung, • die SOLL-Arbeitszeiten gem. der Arbeitsvertragsstrukturen des Pflegepersonals, • den Anteil an Basisarbeitszeit und variabler Arbeitszeit in VK, • der PLAN-Personaleinsatz von FK und Pflegehelfer (PH) in VK, • die Dienstzeiten (Früh-/Spät-/Nacht- und Dokumentationsdienste) • und die Dienstlängen der jeweiligen Dienste. Diese Daten wurden in Excel® zusammengeführt und daraus das Tool erstellt (siehe Anhang: Auszug Tool, Tabelle 14). Im Laufe der Toolanwendung in der Praxisphase wurde eine ständige Anpassung im Aufbau vorgenommen. Das Tool besteht im Grundaufbau aus den zwölf Monaten und jeder einzelne Monat beinhaltet wiederum mehrere ‘Datenfenster’. In diesen Fenstern sind aufgeführt: • das Personal nach Pflegeschlüssel (SOLL), • das Personal in VK welches geplant wurde (PLAN), • das Personal, welches tatsächlich eingesetzt wurde (IST), • das Verhältnis der eingesetzten FK (FKQ), gemessen am gesamten SOLL, • die Belegungstage der Bewohner, • die Pflegestufenverteilung in der Bewohnerschaft, • sowie der Mitarbeitereinsatz. In einer Jahresübersicht sind die o.g. Daten sowohl zahlenmäßig als auch grafisch nachvollziehbar dargestellt.

• Personalschlüssel

• Personalrichtwert

• Personalsteuerung

• Personaleinsatzplanung

• Pflegestufenstruktur

• Refinanzierung

• Pflegepersonal

• Personalplanung

• Personalmanagement

Sandor-Florian Sobothe, B.A., wurde 1983 in Wippra geboren. Nachdem er 2003 seine Berufsausbildung zum Zahntechnikergesellen abschloss, absolvierte der Autor seinen Wehrdienst. Um den Wunsch eines Studiums in der Sozialbranche zu realisieren, besuchte der Autor die Abendschule an der Vhs in Leer. Dort erlangte er 2009 die Qualifikation für die Hochschulzulassung. Das Bachelorstudium Sozialmanagement im Fachbereich Soziale Arbeit und Gesundheit an der Hochschule Emden-Leer schloss er im Jahre 2013 erfolgreich ab. Bereits vor und begleitend zu seinem Studium sammelte der Autor als Pflegeassistent und Qualitätsmanagementbeauftragter Erfahrungen in der vollstationären Pflege. Dabei entwickelte der Autor besonderes Interesse an der belegungsabhängigen Personaleinsatzplanung in einem Seniorenhaus. Dies führte zur Thematik des vorliegenden Buches.