In der heutigen Zeit der hochentwickelten IT-Technologie ist das Thema Dokumentenmanagement im Unternehmen immer noch aktuell. Die Umsetzung bereitet vor allem in der Analyse teilweise immer noch enorme Schwierigkeiten. Das wesentliche Ziel ist der Wandel von der Geschäftsprozessschnittstelle zur Geschäftsprozesskopplungsstelle. Das Problem der hochfunktionellen Software- bzw. Betriebssystementwicklung wird mit Hilfe von Workflows realisiert. Für die Analyse beider Prozesse wurde ein ganzheitlicher aber dennoch vereinfachter Ansatz als Konzeption für ein Vorgehensmodell entwickelt. Die betrieblichen Abläufe werden anhand von relevanten Modellen in einem Rahmenkonzept eingebunden. Die Einführung eines Rahmenkonzeptes ist für den oft schwierigen Einstieg der Analyse ein sinnvoller Ansatz. Die oft vorliegenden komplexen Strukturen lassen so wesentlich besser ordnen und strukturieren. Dieser Ansatz wird in folgender Struktur erfasst: Betriebswirtschaftliche Kennzahlen und der daraus resultierenden Modelle Geschäftsprozessanalyse im Rahmenkonzept Workflowanalyse Dokumentenmanagementsystem (DMS) Softwaremodellierung Ergonomische Anwendung. Dieser Ansatz wird auf Grundlage eines Datenbanksystems realisiert. Am Beispiel eines besonderen Szenarios wird ein beispielhafter Diskurs praktisch umgesetzt. Die im Szenario dargestellten Beispiele sind zum Verständnis der Vorgehensweise ausgewählt worden. Die Methoden der Geschäftsprozessmodellierung Reengineering und kontinuierliche Verbesserung werden in dieser Studie beispielhaft angewendet. Prinzipiell wird eine Optimierung der Analyse der Geschäfts- bzw. Verwaltungsprozesse realisiert. So das ein erfolgreicher Einsatz einer Softwareunterstützung für ein Dokumentenmanagement für Geschäftsprozess- und Workflowabläufe erreicht wird. Die Abbildung bisheriger Papierdokumente und Dateidokumente in eine Workflow-Form in einem Geschäftsprozessrahmenkonzeptes wird weiterhin anhand einer ergonomischen Sichtsweise genauer untersucht. Ebenso ist die Methode der kontinuierliche Verbesserung ein weiterer wesentlicher Bestandteil dieser Studie. Der Anwender soll das DMS in seinen verschiedenen Softwaretools richtig annehmen und anwenden können. Auf den Einfluss der Mitarbeiter im Unternehmen wird weiterhin näher eingegangen und beispielhaft beschrieben. Zu allen angewendeten Modellen wird jedoch der Vollständigkeit halber auf die Fachliteratur verwiesen. Da nicht alle Komponenten und Anwendungsfälle berücksichtigt werden können. Dennoch wurde ein Konzept eines Dokumentenmanagementsystems erfolgreich am praktischen Beispiel vorgestellt.

Textprobe: Kapitel 3.5, Mitarbeiterbeziehungen im Geschäftsprozess: Die Beziehungen der Mitarbeiter bilden die Grundlage für ein gutes Betriebsklima im Unternehmen. Ein ausgewogenes Betriebsklima trägt wesentlich für das Erreichen der Unternehmensziele bei. Vor allem das Entwickeln von Synenergie ist in der heutigen Zeit ein wesentliches Merkmal in den Organisationen bzw. Unternehmen zu finden. Komplexe Unternehmensstrukturen erfordern komplexe Mitarbeiterstrukturen. Diese sind nicht immer leicht zu handhaben. Vor allem wenn das Unternehmen die Pionierphase hinter sich gelassen hat und sich weiter entwickelt kommt es mit der zunehmenden Optimierung der Geschäftsprozesse auch zu einem Wandel der Mitarbeiterstrukturen. Die Komplexität in den Handlungsabläufen der Mitarbeiter nimmt ab. Die zu verarbeitenden Datenmenge kann erhöht werden, es können mehr Aufträge verarbeitet werden. Durch die Tatsache, dass viele Tätigkeiten vereinfacht wurden kommt es zu einer Verlagerung von Problemfaktoren. Im einfachsten Fall kommt es zu einer Zunahme von Komplexität durch die Erhöhung der Arbeitsaufträge. Die maximale Leistung hängt zum einem von den Marktbedingungen ab, zum anderen sind die Kapazitäten des Unternehmens ggf. begrenzt. Zum anderen ist der Umgang allgemein mit optimierten Leistungsfähigen Abläufen ein Problem in den Mitarbeiterbeziehungen. Die gewonnene Arbeitszeit muss auf Grundlage einer ordentlichen Kommunikation neu ausgerichtet werden. Im Idealfall könnte es bedeuten das ein völlig durchstrukturiertes und durch organisiertes Unternehmen für die Mitarbeiter langweilig wird. Diese freigewordene Energie muss durch eine betriebliche interne Kommunikation gelenkt werden. Eine Kommunikative Misswirtschaft soll somit verhindert werden. Die Mitarbeiterbeziehungen gewinnen weiter an Bedeutung und erreichen eine neue Dimension (siehe Abbildung 16). In der vorgestellten Sichtweise, muss man sich bewusst werden welches Ausmaß Mitarbeiterentscheidungen im automatisierten Geschäftsprozess auslösen können. Das gleiche gilt auch wenn Geschäftsprozesse mit einem hohen Grad von Automatisierungstechnik durch Mitarbeiterentscheidungen gekoppelt werden. Das Durchsatzergebniss, positiv oder ggf. negativ, wird eine kritischere Tragweite haben. Der optimale Ablauf im Dokumentenmanagement muss somit fehlerfrei ablaufen können. Durch eine fehlerhafte Dokumentation wird in den meisten Fällen eine Fehlerhafte Information ausgeben. Eine Störung im Geschäftsprozess kann auf Grund der hohen Geschwindigkeit automatisierter Abläufe (Workflows, Vorgang) eine erhebliche Fehlerfortpflanzung hervorrufen. Für den Fall eines auftretenden Datenfehlers müssen für jeden Workflow der Daten verarbeitet am Eingang und am Ausgang dieser Kette abrufbare Schnittstellen vorhanden sein. Somit können Verarbeitungsfehler erkannt und behoben werden. Ist der finanzielle Wert eines Produktes sehr hoch, der durch ein Workflow bearbeitet wird, muss eine ständige Werte-Prüfung erfolgen. Nur so kann eine unrealistische Dokumentation und seine Folgefehler rechtzeitig eingegrenzt werden. Die in der Einleitung aufgestellte Annahme, dass durch optimierte Abläufe die Mitarbeiter mehr Zeit haben, muss jetzt an dieser Stelle ein Umdenken erfolgen. Die freigesetzte Zeit sollte für Kontroll-Abläufe wieder eingeplant werden. In Bezug auf die Effektivität ist der zu erwartenden höhere Durchsatz und die lückenlose Dokumentation ein lohnenswertes Ziel. Der Einsatz software- unterstützter Workflows zur Optimierung von Geschäftsprozessen wird so zum Erfolg führen. Der Mitarbeiter übernimmt somit die Kontrollfunktion unter Beachtung der Durchlaufgeschwindigkeit in seinen Arbeitsaufgaben.

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Torsten Neumann Diplom -Informatiker für Informations- und Kommunikations-Management (FH) der Wilhelm Büchner Hochschule. Abschluss Januar 2008 als Diplom Informatiker. Mit dem bereits herausgegebenen Fachbüchern Dokumentenmanagement im mittelständischen Unternehmen: Geschäftsprozeß - Workflow - DMS und Dokumentenmanagement: Konzeption einer Dokumentenverwaltung im mittelständischen Unternehmen: Geschäftsprozessschnittstelle - Workflow - DMS-Kopplungsstelle wurde bereits ein praktischer Ansatz des Themas Dokumentenmanagement umgesetzt. Eine weitere Recherche in der Fachliteratur und die Umsetzung der vielen Ansätze in ein theoretisches Rahmenkonzept dauerten viele Monate und werden durch dieses Buch mit der Analyse beendet. Die vielfältigen Dokumente (Dateien) die zur jetzigen Zeit am PC verwaltet werden können, setzen neue Maßstäbe an die ergonomische Gestaltung der einsetzbaren Software. Die Einführung eines Rahmenkonzeptes ist für den oft schwierigen Einstieg der Analyse zur Geschäftsprozess- und Workflow-Analyse wird ein theoretischer Ansatz am praktischem Beispiel realisiert. Die oft vorliegenden komplexen Strukturen lassen so wesentlich besser ordnen und strukturieren. Das Buch entstand im Rahmen des Studiums im Studiengang zum Diplom Informatiker. Die Recherche in der Fachliteratur und die Umsetzung der vielen Ansätze in ein Vorgehensmodell dauerten viele Monate und konnte jetzt vollendet werden. Ich möchte mich hiermit bei der Abteilung EHS und der Bibliothek des Unternehmens AMD Saxony für die Unterstützung bei der Recherche in der Literatur bedanken.