Messen sind ein unabdingbares Instrument zur Förderung wirtschaftlicher Entwicklung. Sie führen Lieferanten und Kunden zusammen, ermöglichen auch im Zeitalter digitaler Kommunikation persönliche Kontakte, bieten einen Marktüberblick und zeigen auf engem Raum den derzeitigen technologischen und wirtschaftlichen Stand einer Branche. Doch durch die Globalisierung der Märkte und die Zunahme der elektronischen Kommunikationsmittel verschärft sich der Wettbewerb zwischen den Messedienstleistern erheblich. Um in diesem Markt wirtschaftlich erfolgreich zu bleiben und wachsen zu können, ist es für Messegesellschaften unumgänglich, professionelle Projektmanager sowie kompetente Projektteams hervorzubringen. Die Ermittlung des Veranstaltungserfolgs sowie die Einflussfaktoren hierauf sollten eine zentrale Rolle im Messeprojektmanagement einnehmen. Die Messegesellschaften arbeiten, als veranstaltungswirtschaftliche Dienstleister, stark projektorientiert. Sie fungieren als Mittler zwischen Angebot und Nachfrage und müssen somit Zielgruppen mit sehr unterschiedlichen Ansprüchen parallel bedienen. Dies stellt eine besondere Herausforderung an das Messeprojektmanagement dar. Für den Erfolg des Projekts spielen sowohl die Qualität als auch die Zufriedenheit der Kunden eine entscheidende Rolle. Die Qualität der Arbeitsprozesse wird stark von den Teammitarbeitern beeinflusst. Die klassischen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen sind nicht einfach auf ein Messeprojekt übertragbar, ein Messeprojekt benötigt spezielle Kennzahlen und Kennzahlensysteme. In diesem Buch sollen die mess- und beeinflussbaren Parameter im Messeprojektmanagement identifiziert sowie geeignete Kennzahlen und ein Kennzahlensystem zur Planung und Verfolgung von Messeprojekten entwickelt werden. Die in diesem Buch beschriebenen Ansätze und Verfahren sollen die effiziente Abwicklung von Messeprojekten fördern und deren Qualität steigern, indem sie den Projektverantwortlichen ein Steuerungsinstrument zur Verfügung stellen. Um das Projekt zum Erfolg zu führen, werden Themen wie Effizienz, Qualität und Kundenbindung für die Messeveranstalter und deren Projektmanager in Zukunft zunehmend wichtiger. Die Frage nach der Messbarkeit von Effizienz und Qualität rückt daher immer mehr in den Mittelpunkt. Dies wird zu einem verstärkten Einsatz von Kennzahlen führen müssen. Jedoch muss ein messeprojektorientiertes Kennzahlensystem immer genügend Flexibilität bieten, um bei den individuellen Messeprojekten anwendbar zu sein. Diese Flexibilität wird durch die sachlogische Verknüpfung der Kennzahlen gewährleistet.

Textprobe: Kapitel 3.2.4, Abwicklung und Steuerung eines Messeprojekts: ‘Nicht Ergebnisse, sondern die Aktivitäten zur Erreichung der Ziele gilt es zu managen’. Daher ist eine genaue Planung des Projektablaufs und Zieldefinierungen zu Beginn eines Projekts äußerst wichtig. Es kann nur steuernd eingegriffen werden, wenn der Projektstand überprüft werden kann, aber nur definierte und festgesetzte Ziele können auch überprüft werden. Zur Abwicklung eines Messeprojekts gehört somit zuerst die Projektdefinition. Hierzu zählt die Situationserfassung, wie z.B. das Erfassen der wirtschaftlichen Lage und der momentanen Situation der Branche, der zu veranstaltenden Messe. Danach entwickelt der Projektmanager eine Konzeption des Messeprojekts und setzt die Zielformulierungen fest. Der nächste Schritt ist die Projektplanung. Der Messeprojektmanager legt die Ablaufstruktur des Projekts fest. Er stellt den Terminplan und den Budgetplan sowie den Werbeplan in Zusammenarbeit mit der Werbeleitung auf. Nachdem der Ablauf des Projekts und die Rahmenbedingungen mit den entsprechenden Meilensteinen festgelegt wurden, beginnt die Durchführung des Projekts mit der Aufgaben- und Verantwortlichkeitenverteilung an die einzelnen Projektteammitarbeiter. Hier beginnt für den Messeprojektmanager auch die Phase der Projektsteuerung und des Projektcontrollings. Die Projektsteuerung umfasst alle steuernden Elemente, die das Projekt zielgerichtet voranbringen, sie ist somit ein wichtiger Teil des Projektmanagements. Für den Messeprojektmanager gehören zu den Steuerungsaufgaben eines Messeprojekts auch die Steuerung der Informationsbeschaffung über die Markt- und Branchensituation sowie die Interpretation und Bewertung dieser Informationen. Die intensive Beschäftigung mit der Situation der Aussteller und Besucher ist für den Projektmanager ein wesentlicher Schritt zur Kundenorientierung. Zu einer effizienten Projektsteuerung gehört auch das Projektcontrolling. Hier geht es um den Soll-Ist-Vergleich des Projektfortschritts. Es gilt die gesetzten Ziele zu überwachen, also Termine, Kosten, qualitative und quantitative Ziele und Arbeitsleistungen. Es sollte auch eine Überprüfung eines oft vernachlässigten aber entscheidenden Faktors, nämlich die Motivation der Projektmitarbeiter, erfolgen. Denn die Arbeit der Mitarbeiter trägt entscheidend zu einer qualitativ guten Projektdurchführung bei. Die Aufgabe für den Projektmanager ist es Abweichungen von der Planung und den Zielvorgaben zu erkennen und zu analysieren, um dann geeignete Maßnahmen einleiten oder eine Anpassung des Ziels, an die veränderten Bedingungen, vornehmen zu können. Hilfreich sind hierbei Frühwarnfunktionen zur Sicherstellung der rechtzeitigen Wahrnehmung von Veränderungen. Das Projektcontrolling ist für den Erfolg eines Projekts von großer Bedeutung, denn nur wenn man eine Abweichung erkennt, kann man steuernd in den laufenden Projektablauf eingegriffen werden. Es ist auf keinen Fall als eine Kontrolle des einzelnen Projektmitarbeiters zu sehen, wie es leider noch allzu häufig geschieht. Es fordert eine hohe Sozialkompetenz des Projektmanagers um zu erreichen, dass die Projektteammitglieder das Projektcontrolling als ein Qualitätsverbesserungsinstrument des Dienstleistungsprojekts sehen. Denn alle haben das gleiche Ziel, eine für den Kunden qualitativ hochwertige Messe zu schaffen. Wenn der Projektmanager flexibel auf Veränderungen reagieren kann und die Dienstleistungen an den Bedürfnissen der Kunden ausrichtet, dann wird die Messeveranstaltung zum Messeerfolg führen. Ein weiteres Element zur Sicherung eines reibungslosen Projektablaufs ist die Erhaltung und die Förderung der Mitarbeitermotivation sowie die Schaffung einer guten Kommunikation unter den Teammitgliedern. Nach dem Ende der Messeveranstaltung ist das Projekt ‘Messe’ noch nicht abgeschlossen. Es gilt noch die Kundenbefragungen auszuwerten, die speziell für die qualitative Beurteilung des Messeprojekts ausschlaggebend sind. Für eine Weiterentwicklung des nächsten Projekts ist es nötig, jede Veranstaltung noch einer kritischen Nachbereitung zu unterziehen, die Veranstaltung und den Projektverlauf zu analysieren und zu dokumentieren. Neben den Controlling und Steuerungsaufgaben spielt bei Dienstleistungsprojekten, zu denen ein Messeprojekt gehört, auch die Mitarbeiterführung für die qualitative Zielerreichung eine wichtige Rolle. Das Ergebnis einer erfolgreichen Messeprojektarbeit ist die Schaffung einer qualitativ hochwertigen Messe, die über die Dauer der Veranstaltung hinaus geht und damit Kundenzufriedenheit und Kundenbindung schafft. Um ein Messeprojekt aber erfolgreich führen zu können, benötigt der Projektmanager zweckmäßige und professionelle Methoden und Instrumente.

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Simone Wagner, Jahrgang 1971. Nach ihrem Studium der Innenarchitektur sammelte die Autorin in verschiedenen Branchen im In- und Ausland praktische Erfahrungen in der Projektabwicklung und entschied sich dann ihre fachlichen Qualifikationen im Bereich des Projektmanagements durch ein Masterstudium weiter auszubauen. Das Masterstudium des Projektmanagements an der Fachhochschule Stuttgart schloss sie im Jahr 2003 erfolgreich ab. Bereits während der beruflichen Laufbahn und dem Masterstudium entwickelte die Autorin ein besonderes Interesse an den Kennzahlen als ein wichtiges Projektsteuerungsinstrument.