Internationales Projektmanagement gewinnt zunehmend an Bedeutung, denn wirtschaftliches Wachstum ist oft nur noch durch Expansion ins Ausland zu erreichen und stellt so eine Herausforderung nicht nur für Großkonzerne, sondern auch für kleine und mittelständische Unternehmen dar. Umso wichtiger ist es, in einem komplexen Umfeld für klare Strukturen zu sorgen und die Informationsversorgung sehr koordiniert zu steuern. Wo kleine Missverständnisse oder unterschiedliche Abläufe des täglichen Lebens in den verschiedenen Kulturen sehr rasch zu Kommunikationsproblemen oder sogar zu Verzögerungen führen können, kann ein gezielt gesteuertes Informationsmanagement viele dieser Probleme vorwegnehmen. Diese Studie analysiert typische Probleme der Informationsverteilung in internationalen Projekten und versucht aus verschiedenen, bewusst gewählten Blickwinkeln die Ursache dieser Probleme zu hinterfragen, um daraus mögliche Lösungsansätze für Unternehmen und Projektmanager abzuleiten.

Textprobe: Kapitel 5.3.2, Entscheidungen des Steering Committee: Im Projektmanagement bezeichnet der Begriff Lenkungsausschuss (oder Steering Committee) das oberste beschlussfassende Gremium einer Projektorganisation, das die Vertreter möglichst aller Beteiligten am Projekt (der Stakeholder) umfasst. Ein solches Steering Committee sollte es in jedem internationalen Projekt geben. Die Aufgaben dieses Committees sind nicht definiert, sollten aber in dem Zusammenhang zumindest folgende Punkte umfassen: - Überwachen des Projektfortschrittes. - Hilfestellung bei Eskalation. - Entscheidungen bei Auswirkungen, die Zeitplan oder Kosten beeinflussen. - Entscheidungen zu Change Requests. - Entscheidungen, die größere Auswirkungen auf das Produkt haben. - Entscheidung über risikomindernde Maßnahmen, die mit größeren Kosten verbunden sind. 5.3.3, Entscheidungsgrundlage zur Verfügung stellen: Was hat nun das Thema ‘Entscheidungsfindung’ mit Informationsmanagement zu tun? Komplexe Entscheidungen überfordern oftmals den sogenannten ‘gesunden Menschenverstand’ der Entscheidungsträger, da zu viele Aspekte und Informationen simultan zu beachten sind. Ein Entscheidungsproblem ist durch das Vorhandensein von wenigstens zwei Alternativen gekennzeichnet, zwischen denen wenigstens ein Entscheidungsträger (z.B. Individuum, Komitee) eine Entscheidung treffen kann oder muss. Nun ist es erstens wichtig, dass das Ersuchen um einer Entscheidung an die richtige Person oder an den richtigen Personenkreis herangetragen wird und dass diese Personen gut informiert werden. Möglicherweise sind diese Personen in den regelmäßigen Informationskreislauf des Projektes ohnehin involviert. In vielen Fällen wird die vorhandene Information aber für die Entscheidung nicht ausreichen. Was ist nun die Grundlage, auf deren Basis Menschen Entscheidungen treffen? Die Entscheidungstheorie geht davon aus, dass sich das Individuum vor eine Anzahl von Alternativen gestellt sieht, von denen eine auszuwählen ist. Die Auswahl erfolgt aufgrund von Präferenzen (Aspekte der Alternativen), die dem Individuum die Ordnung von Konsequenzen der Alternativen gestatten. Das bedeutet also, dass die Entscheider aus einer Anzahl von Alternativen eine auswählen. Nun muss also das Informationsmanagement des Projektes, dem Entscheider die möglichen und sinnvollen Alternativen aufzeigen. Der Projektmanager muss dafür sorgen, dass die Optionen vor dem Entscheidungsprozess bekannt sind und entsprechend analysiert wurden. Wenn nun diese Informationen bereits vorhanden sind, sollten diese sehr einfach und übersichtlich an alle Entscheider als Entscheidungsgrundlage zur Verfügung gestellt werden. Dazu sollten die wichtigsten Optionen (bevorzugt 2-3, maximal 5) aufgelistet, kurz beschrieben und die relevanten Fakten aufgezeigt werden (z.B.: Zeit, Auswirkungen, Kosten, Risiken). Wenn nun der Projektleiter diese Informationen allen Entscheidern zur Verfügung stellt, kann er erwarten, dass die ausgewählt wird, die vom Entscheider oder von den Entscheidern als die beste ‘interpretiert’ wird. Interpretiert deshalb, weil auch der Entscheider aufgrund seiner Erfahrung weitere Details in den Optionen sieht, die nicht sichtbar seine Entscheidung beeinflussen werden. Werden die Entscheidungsgrundlagen jedoch nicht oder nicht in ausreichender Qualität zur Verfügung gestellt, wird jeder Entscheider entsprechend der ihm vorliegenden Optionen und Informationen entscheiden. Das kann das Entscheidungsresultat wesentlich beeinflussen. Nachdem die Entscheidung getroffen, dokumentiert und kommuniziert wurde, werden die Entscheidungsgrundlagen nicht mehr benötigt. Das heißt, diese Informationen haben nur einen sehr kurzen Verwendungszweck.

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Ing. Mag. (FH) Josef Bernhard Fink, MBA wurde 1973 in Graz geboren. Während seiner internationalen Tätigkeit als Berater und Projektleiter in der Software-, IT- und Telekommunikationsbranche, absolvierte er jeweils ein berufsbegleitendes Studium in Marketing und General Management. Vorher schloss er einen Universitätslehrgang für Export und internationale Geschäftstätigkeit ab. Ein besonderes Interesse liegt darin, das Verhalten von Menschen in einer Organisation zu hinterfragen. Die Faszination an diesem Thema und die ständig neuen Herausforderungen in international verteilten Projekten haben ihn dazu motiviert, sich der Thematik des vorliegenden Buches zu widmen.