Die elektronische Rechnungsverarbeitung gewinnt zunehmend an Bedeutung. In Deutschland werden jährlich circa 6,5 Mrd. Rechnungen auf unterschiedlichen Wegen ausgetauscht. Die Anzahl der elektronischen Rechnungen ist noch sehr gering. Mithilfe der rechtlichen Gleichstellung von elektronischer Rechnung und Papierrechnung soll dieser Anteil seit dem 01. Juli 2011 jedoch weiter vergrößert werden. Mit dem Begriff elektronische Rechnung verbindet man die Erwartung, den gesamten Prozess von der Rechnungserstellung über die Auszahlung bis hin zur Archivierung effizienter gestalten zu können. Neben Einsparungen im Bereich der Personalkosten verspricht man sich ebenso, der Rechnungsflut Herr zu werden. Nach einer umfassenden Einführung in die Grundlagen des Themas wird in der speziell für die öffentliche Verwaltung ausgelegten Handlungsempfehlung ein möglicher Weg präsentiert, das Vereinfachungspotenzial, welches mit der elektronischen Rechnung einhergeht, voll auszuschöpfen. Denn viele Arbeitsschritte, die bei einer Papierrechnung manuell erfolgen müssen, können von nun an – wie in der vorliegenden Untersuchung gezeigt wird – automatisiert bzw. IT-unterstützt ausgeführt werden.

Textprobe: Kapitel 2.2.3, ANFORDERUNGEN: Seit dem 01. Juli 2011 sind Papier- und elektronische Rechnungen gleich zu behandeln. Grundsätzlich gibt es vier Punkte, die bei einer elektronischen Rechnung beachtet werden müssen, damit sie wie ihr papiergebundenes Gegenstück anerkannt werden kann: 1. Es muss Einvernehmen zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger über den Empfang von elektronischen Rechnungen bestehen. Diese Zustimmung ist an keine besondere Form gebunden, sodass es genügt, elektronische Rechnungen zu akzeptieren und das Verfahren somit stillschweigend (konkludent) zu billigen. 2. Sämtliche Vorschriften hinsichtlich der erforderlichen Rechnungsbestandteile gemäß des Umsatzsteuergesetzes müssen einhalten worden sein. Die Anforderungen an den Inhalt einer Rechnung sind daher in beiden Fällen gleich (siehe Kapitel 2.1.3 - Bestandteile einer Rechnung). 3. Ebenso müssen nach § 14 Abs. 1 UStG sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen vom Zeitpunkt der Rechnungsausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsdauer die Echtheit der Herkunft (Sicherheit der Identität des Rechnungsstellers), die Unversehrtheit des Inhalts (erforderliche Angaben nach dem Umsatzsteuergesetz dürfen nicht geändert worden sein) und die Lesbarkeit der Rechnung (für Menschen inhaltlich erfassbar und verständlich) gewährleistet sein. Sind die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts nicht bereits durch die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines EDI-Verfahrens gewährleistet, so muss der Rechnungsempfänger dies mittels eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens sicherstellen. Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren ist ein Verfahren, welches der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Bestandteil dieses innerbetrieblichen Kontrollverfahrens ist der verlässliche Prüfpfad. Anhand eines verlässlichen Prüfpfads lässt sich die Verbindung zwischen Rechnung und der zugrundeliegenden Leistung herstellen. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren dient also weder der Überprüfung materiell-rechtlicher Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug, noch soll hierdurch eine inhaltsmäßige Ordnungsmäßigkeit der Rechnung sichergestellt werden. Lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnung soll auf diese Weise sichergestellt werden. Die Lesbarkeit einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden können. Papierrechnungen erfüllen diese Anforderungen grundsätzlich. Elektronische Rechnungen hingegen liegen in digitaler Form vor und können daher nur mit Hilfe eines Anzeigegeräts und eines geeigneten Anzeigeprogramms (z. B. PDF-Reader) dargestellt werden. Da die Lesbarkeit einer Rechnung über den kompletten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sein muss, müssen sowohl Rechnungssteller als auch Rechnungsempfänger für alle empfangenen bzw. versendeten Datenformate ein geeignetes Anzeigeprogramm vorhalten. 4. Für elektronische Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. Rechnungssteller und Rechnungsempfänger haben gemäß § 14b Abs. 1 UStG jede Rechnung zehn Jahre unveränderbar aufzubewahren. Eine elektronische Rechnung ist unveränderbar, wenn jederzeit auf den Originalzustand geschlossen werden kann. Dies kann bei elektronischen Rechnungen nur durch ein Zusammenspiel von Organisation, Kontrollmechanismen, Soft- und Hardware erreicht werden. Da elektronische Rechnungen in dem Format, in dem Sie empfangen wurden, gespeichert werden müssen, muss über die gesamte Aufbewahrungszeit sichergestellt werden, dass die elektronische Rechnung jederzeit lesbar bzw. maschinell auswertbar bleibt. Ein Papierausdruck der elektronischen Rechnung entspricht nicht den Aufbewahrungsbestimmungen und wird daher umsatzsteuerrechtlich nicht anerkannt.

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