Die massenhafte Erstellung von Informationen und damit Daten schreitet immer weiter voran. Nach einer Studie der School of Information Management and Systems hat die Menschheit im Jahr 2002 neue Informationen in einer Gesamtmenge von fünf Exabyte erzeugt. 1999 betrug diese Menge noch zwei Exabyte. Dieser Trend wird höchstwahrscheinlich nicht rückläufig sein und findet sich auch in betriebswirtschaftlicher Software wieder. So war ein SAP-System im Terabyte-Bereich vor einigen Jahren noch eine Seltenheit, heute gibt es viele Unternehmen, die ein System mit dieser Größe betreiben. Da in diesem Zusammenhang die Bedeutung der Datenarchivierung gestiegen ist, widmet sich dieses Buch der Umsetzung eines Archivierungsprojektes im SAP-ERP-System. Das Buch betrachtet alle Facetten eines Archivierungsprojektes, von der Projektplanung bis zur Nachbetreuung, und berücksichtigt auch verwandte Themen wie steuerliche Aspekte oder die Reorganisation der Datenbank. Dabei soll das Buch nicht als technische Dokumentation verstanden werden, sondern vielmehr zur Einarbeitung in das Thema dienen. Somit richtet sich dieses Buch an ein relativ breites Publikum vom Manager bis zum Mitarbeiter, der die Archivierung technisch umsetzt. Für Projektverantwortliche und Manager, die über die Umsetzung eines solchen Projektes entscheiden müssen, liegt das Hauptaugenmerk auf den Vor- und Nachteilen des Projektes. Für Projektleiter und Mitarbeiter, die das Archivierungsprojekt umsetzen, soll die Herangehensweise und eventuell auftretende Probleme im Projekt beschrieben werden. Neben der allgemeinen technischen Erklärung der Umsetzung befindet sich im Anhang eine detaillierte technische Dokumentation, die die Umsetzung des Projektes bei arvato dokumentiert. Dieser Aspekt der Dokumentation des bei arvato Geleisteten nimmt einen hohen Stellenwert in dem Buch ein.

Kapitel 6. Analyse der Datenbanken, Mandanten und Belege Es gibt zwei Herangehensweisen bei der Datenarchivierung. Erstens die hier vorgestellte Variante, wenn ein System bereits längere Zeit im Einsatz ist und die Datenbank eine gewisse Größe erreicht hat und zweitens, das ist die theoretisch bessere Methode, die Datenarchivierung wird bereits in der Entwicklungsphase eines Systems bzw. neuen Geschäftes integriert. Da das Einplanen in der Systemplanung aber in den meisten Betrieben nicht durchgeführt wird, muss häufig die erste Variante gewählt werden. Bei der frühzeitigen Einplanung werden neben der Datenbank selbst auch die betriebswirtschaftlichen Prozesse analysiert und anhand dieser Erkenntnisse eine Archivierung eingeplant. Idealerweise sollte nach einer Archivierung eines bereits über längere Zeit im Betreib befindlichen Systems eine regelmäßige Archivierung für spätere Zeitpunkte eingeplant werden. Die Vorgehensweise im Projekt bei arvato entspricht der ersten Variante, in dem das SAP-System schon längere Zeit in Betrieb ist. Deshalb wird im Weiteren auch nur dieses Analyseverfahren beschrieben.

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• Beleg Archivierung

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Daniel Intrup, begann im August 2007 sich mit SAP zu beschäftigen. Er startet mit dem Modul SAP-CRM und befasst sich später mit der SAP-ERP-Archivierung. Daniel Intrup absolvierte eine Ausbildung zum informationstechnischen Assistenten am Carl-Miele-Berufskolleg in Gütersloh und studierte anschließend Informatik an der FH-Bielefeld. Derzeit ist er als Berater im Bereich SAP-SCM tätig.