In der heutigen Zeit der hochentwickelten IT-Technologie ist das Thema Dokumentenmanagement im Unternehmen immer noch aktuell. Die Umsetzung bereitet teilweise noch enorme Schwierigkeiten, obwohl die IT-Technologie der jetzigen Zeit leistungsfähige Systeme anbietet. Eine Recherche bis zur Geschichte der Organisationsentwicklung und der Entwicklung der Datenverarbeitung wurde zur Ursachenanalyse herangezogen. Dies war notwendig, um hierarchische Barrieren und deren Schnittstellen richtig beurteilen zu können. Das wesentliche Ziel ist der Wandel von der Geschäftsprozessschnittstelle zur Geschäftsprozesskopplungsstelle. Das Problem der hochfunktionellen Software- bzw. Betriebssystementwicklung wird anhand von Workflows und einer sekundären Dokumentenverwaltung praktisch dargestellt. Es musste ein ganzheitlicher aber dennoch vereinfachter Ansatz als Konzeption für ein Vorgehensmodell entwickelt werden. Die betrieblichen Abläufe werden anhand von relevanten Modellen in einem Rahmenkonzept eingebunden. Die Einführung eines Rahmenkonzeptes ist für den oft schwierigen Einstieg der Analyse ein sinnvoller Ansatz. Die oft vorliegenden komplexen Strukturen lassen so wesentlich besser ordnen und strukturieren. Dieser Ansatz wird in folgender Struktur erfasst: - Betriebswirtschaftliche Kennzahlen und der daraus resultierenden Modelle. - Geschäftsprozesse und deren anwendbaren Modelle im Rahmenkonzept. - Workflow zur Wandlung der Prozess-Schnittstelle zur Prozess-Kopplungsstelle. - Dokumentenmanagementsystem (DMS). - Sekundäres DMS für weitere Dokumente. - Ergonomische Anwendung. - Testverfahren für ein DMS. Dieser Ansatz wird auf Grundlage eines Datenbanksystems realisiert. Am Beispiel eines besonderen Szenarios wird ein beispielhafter Diskurs praktisch umgesetzt. Die im Szenario dargestellten Beispiele sind zum Verständnis der Vorgehensweise ausgewählt worden. Die Methoden der Geschäftsprozessmodellierung Reengineering und kontinuierliche Verbesserung werden in dieser Arbeit beispielhaft angewendet. Prinzipiell wird eine Optimierung der Geschäfts- bzw. Verwaltungsprozesse durch Einführung eines Workflows realisiert. Die Lösung der semantischen Lücke zwischen Geschäftsprozess und Workflow wird beispielhaft dargestellt. Das Datenbankmanagementsystem (DBMS) wird in diesem Zusammenhang genauer analysiert. Die beispielhafte Darstellung eines allgemeinen sekundären DMS soll an dieser Stelle vorgestellt werden. Das hochleistungsfähige Softwaretool bekannt als Dateienexplorer stammt noch aus den Anfängen der Softwareentwicklung. Mit immer wachsenden Mengen von Dateien stellt sich die Frage der Ergonomie dieses Tools und der daraus resultieren praktischen Anwendung. Mit einer Dateiverwaltung der n-ten Unterordner in seiner Vielzahl wirkt dieses Tool scheinbar eher als leistungsfähiger Notverwalter. Eine übersichtliche eindeutige Dateiverwaltung kann in dieser Form kaum realisiert werden. In Anlehnung an ein E-Mail Softwaretool wird ein praktisches Beispiel in Form einer Datenbank vorgestellt. Die Abbildung bisheriger Papierdokumente in eine elektronische Form wird weiterhin anhand einer ergonomischen Sichtsweise genauer untersucht. Ebenso ist die Methode der kontinuierliche Verbesserung ein weiterer wesentlicher Bestandteil dieser Arbeit. Der Anwender soll das DMS in seinen verschiedenen Softwaretools richtig annehmen und anwenden können. Auf den Einfluss der Mitarbeiter im Unternehmen wird weiterhin näher eingegangen und beispielhaft beschrieben. Zu allen angewendeten Modellen wird zusätzlich auf die Fachliteratur verwiesen, da nicht alle Komponenten und Anwendungsfälle berücksichtigt werden können.

Textprobe: Kapitel 3.7.2 Implementierung eines physischen Datenmodells: Es erfolgt nun die 3. Phase der Softwareentwicklung, die Implementierung der Soll-Modellierung des physischen Datenmodells. Das aus der Soll-Modellierung gewonnene Datenmodell wird nun in ein relationales Datenbanksystem überführt. Für das Prototyping und der zuerst eingeschränkten Mitarbeiter- und Dokumentenmenge wird hier das relationale Datenbanksystem MS-Access® verwendet. MS-Access® ist ein PC-basiertes Datenbanksystem das Werkzeuge zum erstellen von Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte zur Verfügung stellt. Für das mittelständische Unternehmen Pikosoft mit ca. 100 Mitarbeitern stellt MS-Access® eine praktische Alternative dar. Ab Version Access97 sind die Leistungsmerkmale wesentlich optimiert worden. Einige Merkmale sind: - Größe einer Datenbank (.mdb) 1GBYTE, bei Verknüpfungen mit weiteren Dateien kann dieser Wert vergrößert werden. - Anzahl der Objekte in einer Datenbank 32.768. - Anzahl der gleichzeitig aktiven Benutzer 255. Weiterhin kann bereits MS-Access® 97 einige Datenformate anderer Datenbanken exportieren bzw. importieren. Für die noch zu untersuchende Schnittstellenproblematik ein zentraler Punkt. Folgende relevante Datenformate sind: Datenaustausch mit dem Microsoft SQL Server, Datenaustausch mit Microsoft Outlook, Datenaustausch mit Dateien im HTML Format in Bezug für die Internet und Intranetnutzung. Die Voraussetzungen an den PC für den Einsatz von MS-Access® 97 sind für heutige Verhältnisse eher gering zu bewerten. Für den Einsatz von MS-Access® 2003 sind die Voraussetzungen an den PC entsprechende der Leistungsfähigkeit der Version Access 2003 höher. Diese Parameter sind u.a.: Prozessor ab 233 MHZ, Betriebssystem ab Windows 2000 Service Pack 3 oder höher, RAM 128MB empfohlen, Festplattenspeicher mind. 245 MB, je nach Konfiguration können bis zu 2 GB erforderlich werden. Dieser Wert bezieht sich auf die gespeicherten Objekte in der Datenbank! Für die optimale Nutzung webbasierter Optionen ist der Internetexplorer 6.0 erforderlich. Für heutige technische Standards sind diese Werte praktikable und kostengünstige Alternativen für ein mittelständisches Unternehmen für ca 100 Mitarbeiter. Zur Datenmanipulation bzw. Programmierung wird Visual Basic for Applikacions oder die Makrosprache von Microsoft benutzt. Das Datenbankmanagementsystem bietet die Basis für das Workflowmanagementsystem bzw. dem Dokumentenmanagementsystem. Für die Workflowsteuerung können somit je nach Bedarf spezielle Funktionen selbst programmiert werden. Die hohe Komplexität des Datenbankmanagementsystems muss für die ergonomische Bedienung in einem Workflow-basierten Dokumentenmanagementsystems auf relevante Funktionen reduziert werden. Die Steuerung Workflowsystems kann somit individuell an den Anwender angepasst werden. Für die dialogorientierten Abfragen wird SQL (Standard Query Langue) eingesetzt. Auch hier können entweder die von MS-Access® bereitgestellten Werkzeuge benutzt werden oder mit SQL-Befehlen kann je nach Anforderung eigene Datenschemen erstellt werden. Für diese Aufgaben werden hier, bei dem Unternehmen Pikosoft, in einem Workshop Fachexperten hinzugezogen. Da neben der Datenmodellierung ein Client-Server-Datenbank-System implementiert werden soll. Die Daten werden zentral auf einem Server, mit entsprechender Serversoftware, gespeichert. Das Anwenderprogramm läuft auf einem Lokalen Rechner (Client). Die Berechnung der Daten erfolgt auf dem lokalen Rechner (Client) und belastet somit nicht den Server. Die Datenleitung wird so nur für die Anfragen des Anwenders und für Übertragung der Informationen aus den Datendateien des Servers belastet. Für die Netzbelastung des Client-Server Netzwerkes ist diese Vorgehensweise, in Bezug auf den Transfergeschwindigkeit, eines der wesentlichen Vorteile. Weiterhin ist in der gesamtheitlichen Betrachtungsweise die Schnittstellenproblematik zu anderen im Unternehmen befindlichen Datenbanksystemen ein fundamentaler Ansatz. Da MS-Access® in der Leistungsfähigkeit begrenzt ist, muss nach dem Prototyping ggf. ein leistungsfähigeres Datenbanksystem installiert werden. Mit einem MS-Access® kompatibler SQL Server kann eine sinnvolle Kombination beider Systeme entwickelt werden. Für den Einsatz eines SQL Servers liefert Microsoft verschiedene Editionen aus.

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• Workflow

• Workflowmanagementsystem

• WfMS

• sekundäres Dokumentenmanagement

Torsten Neumann Diplom-Informatiker für Informations- und Kommunikations-Management (FH) der Wilhelm Büchner Hochschule. Abschluss Januar 2008 als Diplom Informatiker. Mit dem bereits herausgegebenen Fachbuch Dokumentenmanagement im mittelständischen Unternehmen Geschäftsprozeß - Workflow - DMS, wurde bereits ein praktischer Ansatz des Themas Dokumentenmanagement umgesetzt. Eine weitere Recherche in der Fachliteratur und die Umsetzung der vielen Ansätze in ein theoretisches Rahmenkonzept dauerten viele Monate und konnte jetzt in diesem Buch vollendet werden. Die vielfältigen Dokumente (Dateien) die zur jetzigen Zeit am PC verwaltet werden können, setzen neue Maßstäbe an die ergonomische Gestaltung der einsetzbaren Software. Neben dem Einsatz von Workflows wird das Thema eines sekundären Dokumentenmanagementsystems am praktischen Beispiel erarbeitet. Diese Vorgehensweise als Vorgehensmodell bringt eine erweiterte theoretische Sicht in diese oft schwierige Thematik. Die Einführung eines Rahmenkonzeptes ist für den oft schwierigen Einstieg der Analyse ein sinnvoller Ansatz. Die oft vorliegenden komplexen Strukturen lassen so wesentlich besser ordnen und strukturieren. Mit dem Schließen der semantischen Lücke zwischen Geschäftsprozess und Workflow wird hier weiterhin ein Wandel von der Prozess-Schnittstelle zur Prozess-Kopplungstelle diskutiert und beispielhaft realisiert.