Qualitätsmanagement in der öffentlichen Verwaltung soll Dienstleistungen unter Berücksichtigung der Qualität des Ergebnisses und der Qualität des Geschäftsprozesses optimieren und damit die Kundenorientierung verbessern. Qualitätsmanagement gewinnt daher für die öffentliche Verwaltung zunehmend an Bedeutung und stellt insbesondere im Zusammenhang mit gestiegenen Produktivitätsanforderungen und kontinuierlich knappen Budgets einen wichtigen Bereich für mögliche Kosteneinsparungen dar. Vor allem für kleine Kommunalverwaltungen sind Einsparungen mittlerweile unabdingbar. Hintergrund hierfür ist der hohe Verschuldungsgrad. Aufgrund defizitärer Haushalte und damit einhergehender Haushaltssicherungskonzepte bzw. Nothaushalte sind die Kommunen gesetzlich verpflichtet, ihre angespannte Finanzlage zu verbessern. Besonders im Personalbereich werden Arbeitskräfte eingespart oder nicht mehr ersetzt, um anfallenden Kosten zu reduzieren. Qualitätsverluste sind bei den Dienstleistungen oft unvermeidlich, da die Fülle der Aufgaben aufgrund des Personalsmangels kaum zu bewältigen ist. Um einem derartigen Trend entgegenzuwirken und die Qualität öffentlicher Leistungen nachhaltig zu verbessern, versuchen viele Kommunen im Zuge der Haushaltskonsolidierung kostengünstig zu agieren und Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Ziel ist es, die Qualität zu steigern und die Effizienz von Geschäftsprozessen zu optimieren, sodass langfristig Kosten eingespart werden. In diesem Buch soll dargestellt werden, ob bzw. wie Qualitätsmanagement ganzheitlich in einer kleinen Kommunalverwaltung eingeführt werden kann. Es wird untersucht, welche Voraussetzungen zu schaffen sind, welche Ziele formuliert werden müssen und wie die praktische Umsetzung erfolgen soll. Zudem wird erläutert, in welchen Bereichen Kostenreduzierungen möglich sind und herausgestellt, ob alternative Modernisierungsinstrumente wie Controlling den Prozess des Qualitätsmanagements unterstützen oder entgegenwirken. Dabei werden Punkte beispielhaft mit praktischem Bezug auf die Gemeinde Nümbrecht erläutert. Dieses Buch dient als Grundlage in der beruflichen Weiterbildung und richtet sich an alle, die im öffentlichen Dienst im Bereich des Qualitätsmanagements tätig sind sowie an Fachbereichs- und Amtsleitungen.

Textprobe: Kapitel 4., Qualitätsmanagement in kleinen Kommunalverwaltungen: Die in den voran gegangenen Kapiteln dargestellten Themenfelder des Qualitätsmanagements gelten grundsätzlich u. a. für alle Kommunalverwaltungen unabhängig von der Größe. Im diesem Kapitel sollen Besonderheiten für kleine Kommunalverwaltungen im Hinblick auf dieses Thema dargestellt werden. 4.1, Kleine Kommunalverwaltungen und deren Besonderheiten: § 4 Absatz 1 Satz 1 GO NRW definiert das Hauptmerkmal zur Unterscheidung der Größe von kreisangehörigen Städten. Da mittlere kreisangehörige Städte mehr als 25.000 Einwohner haben müssen, um als solche zu gelten, kann dazu analog festgestellt werden, dass kleine kreisangehörige Städte (kleine Kommunalverwaltungen) weniger als 25.000 Einwohner haben. Um die Erkenntnisse dieser Arbeit auch für andere kleine Kommunalverwaltungen zu nutzen, werden weitere Kriterien zur Bestimmung von kleinen Kommunalverwaltungen festgelegt. Dies hat den Zweck, dass die festgestellten Ergebnisse aus dieser Arbeit auch von anderen kleinen Kommunalverwaltungen angewendet werden können (‚Schablone’). Hierfür gibt es einige Kriterien: weniger als 25.000 Einwohner, weniger als 100 Beschäftigte, Wahrnehmung von mehreren Aufgaben (Mischaufgaben) von einzelnen Beschäftigten aufgrund der Aufgabenfülle sowie eine niedrige Vergütungsstruktur (Vergleichsweise hat ein Bürgermeister in kleinen Kommunalverwaltungen eine niedrigere Besoldungsstufe als ein Bürgermeister einer größeren Kommune ausschlaggebend ist dabei u. a. der Grad der Verantwortung, wie z. B. Anzahl der unterstellten Beschäftigten). Kleine Kommunalverwaltungen gelten aufgrund ihrer Größe im Bezug auf die Beschäftigten als überschaubar. Die Beschäftigten kennen sich in der Regel fast alle fachbereichsübergreifend untereinander bzw. arbeiten schon viele Jahre miteinander. Es gibt gewohnte Geschäftsprozesse, die sich teilweise über die Jahre herausgebildet haben. Eine Dokumentation der Arbeitsabläufe, die z. B. für die Umsetzung von Qualitätsmanagement genutzt werden können, ist deshalb auch oft nur schwer darstellbar. Viele Arbeitsabläufe werden über den so genannten kurzen Dienstweg abgewickelt und aufgrund von Gewohnheiten nicht als Arbeitsschritt von dem jeweiligen Beschäftigten wahrgenommen. 4.2, Ziele von kleinen Kommunalverwaltungen im Bereich Qualitätsmanagement: Wie bereits in Kapitel 2.2 dargestellt, ist ein hauptsächliches Ziel von kleinen Kommunalverwaltungen durch Qualitätsmanagement das Erkennen von Einsparungspotential und dessen Umsetzung. Dies gilt im besonderen Maße auch für kleine Kommunalverwaltungen. Fast alle kleinen Kommunalverwaltungen haben einen defizitären Haushalt. Daher werden in vielen Bereichen Einsparungen bzw. Kürzungen vorgenommen. Einer der größten Ausgabepositionen im öffentlichen Haushalt der Kommunalverwaltungen sind die Personalkosten. Aufgrund des Verwaltungsaufbaus und der damit verbundenen niedrigen Personaldichte, ist ein Stellenabbau, sofern rechtlich möglich, meistens nicht umsetzbar, da viele Bereiche bereits mit einer kleinen ‚Personaldecke’ auskommen müssen oder Beschäftigte, wie z. B. Beamtinnen und Beamte, unkündbar sind. Demnach versuchen viele Kommunalverwaltungen das vorhandene Beschäftigtenpotential optimaler zu nutzen. Hierzu kann Qualitätsmanagement beitragen. Auch eine Zertifizierung in diesem Bereich, wie z. B. die RAL-Zertifizierung, kann Kommunalverwaltungen neue Einnahmequellen verschaffen. Viele kleine Kommunalverwaltungen haben oft nur ein oder zwei Gewerbegebiete ausgewiesen. Die Gewerbesteuereinnahmen stellen neben den Steuern und Gebühren einen großen Anteil an den Einnahmen einer Kommune. Die Ausweisung von diesen Gewerbegebieten erfolgt grundsätzlich an verkehrsgünstig gelegenen Gebieten, wie z. B. Autobahn- oder Bahnanschluss. Um den eigenen Standort für die Ansiedlung neuer Gewerbebetriebe noch attraktiver zu gestalten, kann eine Vereinfachung hinsichtlich der so genannten Verwaltungshürden, z. B. durch die RAL-Kriterien, vorteilhaft sein. Grundsätzlich lässt sich feststellen, dass alle Kommunalverwaltungen unabhängig ihrer Größe das Ziel der Kosteneinsparung bzw. -minderung haben.

• Qualitätsmanagement

• Verwaltungsmodernisierung

• Kommunalverwaltung

• Controlling

• Kundenorientierung

Tobias Middelhoff wurde 1981 in Gummersbach geboren. 2006 schloss er seine Ausbildung als Diplom-Verwaltungswirt an der FHöV Köln und 2009 ein berufsbegleitendes Studium als Diplom-Betriebswirt an der Fachhochschule Dortmund ab. Anschließend erwarb er 2011 den Master of Public Administration (MPA) an der Universität Kassel. Von September 2006 bis Juli 2007 war der Autor bei der Stadt Gummersbach tätig und wechselte im Juli 2007 zur Gemeinde Nümbrecht. Durch seine Tätigkeit in verschiedenen Kommunalverwaltungen und entsprechende Studiengänge wurde Tobias Middelhoff auf das Thema Qualitätsmanagement aufmerksam. Aus seiner Sicht bietet dieses Themenfeld viel Potenzial für Prozessoptimierungen und Kosteneinsparungen. Er sieht im Bereich Qualitätsmanagement eine Möglichkeit für die Kommunen, die eigene Organisation zu modernisieren - insbesondere unter Berücksichtigung ihrer wirtschaftlichen Zwänge und finanziellen Probleme.