Durch die Komplexität der Arbeitsabläufe in vielen Unternehmen ist der zweckmäßige Einsatz von Workflow Management Systemen in vielen Bereichen immer mehr von entscheidender Bedeutung. Um Standards in dem Bereich der Arbeitsabläufe zu schaffen, ist es am wichtigsten, diese im ersten Schritt zu erfassen. Erst dadurch besteht die Möglichkeit, diese zu analysieren und zu optimieren. Sind diese Schritte erfolgreich durchgeführt worden, ist danach erst die Integration eines Workflow-Systems möglich. Die benötigten Schritte bis zur Einführung eines Workflow-Systems sind aber nicht Bestandteil dieses Buches. Es wird vielmehr davon ausgegangen, dass bei der Einführung und Auswahl eines geeigneten Systems die Prozesse bekannt sind und direkt in ein entsprechendes System technisch umgesetzt werden können. In dieser Studie werden nur eigenständig nutzbare Systeme detailliert untersucht. Durch die ständig wachsenden Anforderungen in allen Unternehmen und durch die steigende Geschwindigkeit ist es von entscheidender Bedeutung, Informationen und Arbeitsabläufe schnell und zuverlässig an die entsprechenden Personen und Stellen zu verteilen. Ein Workflow-System sollte die Produktivität steigern, Kosten für einen Prozess senken und die Bearbeitung von externen Aufgaben beschleunigen. Besonders interessant ist dabei der Fokus auf Open Source Systeme, die nicht von einzelnen Unternehmen entwickelt werden, sondern bei denen häufig eine ganze Gruppe von freiwilligen Entwicklern hinter diesen Projekten steht. Im Detail werden folgende Systeme in diesem Buch genauer beschrieben und untersucht: Processmaker, Joget, Bonita Open Solution, uEngine und Activiti. Wenn Sie die Einführung dieser Systeme für Ihr Unternehmen planen, kann dieses Buch wichtige Tipps und Hinweise zur Auswahl der entsprechenden Software geben, da es nicht ‚die’ beste Lösung gibt, sondern bei jedem Projekt individuelle Anforderungen durch die jeweils passende Software abgedeckt werden können.

Textprobe: Kapitel 5.1.1, Prozessmodellierung: Auch wenn es viele Standards wie BPMN oder YAWL gibt, heißt es nicht, dass auch jede Software diese verarbeiten kann. Im Nachfolgenden werden die einzelnen Produkte dahin untersucht, welche Sprachen diese verwenden und importieren können. Gerade wenn bereits vorhandene Workflowsysteme in einem Unternehmen eingesetzt werden und die vorhandenen Prozesse importiert werden müssen ist dieses ein Wichtiges Kriterium für die Auswahl des entsprechenden Systems. Außerdem ist es von Vorteil, wenn das System eine Standardsprache benutzt und die investierte Arbeit in der Prozessmodellierung durch entsprechende Schnittstellen auch anderen Systemen zur Verfügung gestellt werden kann. Kapitel 5.1.1.1, Processmaker: Processmaker benutzt zur Erstellung von Prozessen eigene Editoren. Zum einen gibt es einen Standard-Editor, der sämtliche Möglichkeiten von Processmaker unterstützt und zum anderen gibt es einen BPMN-Kompatiblen Editor. Es kann jederzeit zwischen den beiden Editoren in einem Projekt gewechselt werden. Es gibt die Möglichkeit, neben grafischen Elementen, Prozesse aus Tasks und Rules zusammen zu bauen. Dabei ist die Darstellung an BPMN angelehnt, jedoch nicht vollständig übernommen. Es gibt die Möglichkeit, nach dem Standard von BPMN 1.0 XPDL-Dateien zu importieren und zu exportieren. Jedoch ist die Implementation nicht vollständig und dokumentiert, da nach verschiedenen Einträgen im ForumEs ist eine ungültige Quelle angegeben. der Standard nicht vollständig unterstützt wird. Laut Roadmap von Processmaker ist es aber in der Planung, dass in einer der nächsten Versionen BPMN 2.0 vollständig unterstützt wird. Kapitel 5.1.1.2, Joget: Die Engine von Joget unterstützt vollständig XPDL-basierte Workflows. Auch der integrierte Designer von Joget erzeugt entsprechende Dateien. Der Designer kann die entsprechenden Dateien importieren und bearbeiten. Es gibt in der Dokumentation von Joget nur einen Hinweis darauf, dass nicht alle Grafikelemente aus fremden XPDL-Dateien importiert werden können, jedoch scheint es keine Einschränkungen in dem Funktionsumfang der zu verwendenden Objekte zu geben. Kapitel 5.1.1.3, Bonita Open Solution: Der Designer von Bonita hat eine relativ umfangreiche Import-Funktion. Damit können Dateien vom Typ XPDL, BPMN2 und jBPM importiert werden. Leider besteht diese Möglichkeit nicht für den Export von Prozessen. Diese können nur zum Austausch mit anderen Bonita-Installationen in einem eigenen Format gespeichert werden. Sobald ein Prozess aus einem anderen Format importiert ist, wird dieser in ein eigenes Format überführt und entspricht keinem Standard mehr. Das eigene Format ist jedoch vom Aussehen stark an BPMN angelehnt und hat ähnliche Möglichkeiten und Funktionen. Kapitel 5.1.1.4, uEngine: Laut verschiedenen Foreneinträgen von uEngine basiert das System weitestgehend auf dem BPMN-Standard. Da dieser jedoch erweitert wurde und nicht in die aktuelle Version 2 überführt wird, ist dieser nicht kompatibel zu BPMN-Dateien, die mit einer anderen Software erzeugt wurden. Kapitel 5.1.1.5, Activiti: Activiti setzt vollständig auf den BPMN 2.0 Standard. Jedoch wurde dieser um sogenannte ‘Activiti BPMN extensions’ erweitert, um Besonderheiten von Activiti und Erweiterungen zu implementieren. Diese Dateien können direkt von der Engine ausgeführt werden und werden nicht mehr in ein eigenes Format überführt.

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Oliver Königs wurde 1983 in Gummersbach geboren. Nach seiner Berufsausbildung zum Informationstechnischen Assistent entschied sich der Autor seine fachlichen Qualifikationen im Bereich der Informatik an der Fachhochschule Köln auszubauen. Das Studium der Wirtschaftsinformatik schloss der Autor im Jahr 2011 mit einem Diplom ab. Während seines Praxissemesters sammelte er umfassende praktische Erfahrungen im Bereich der Informatik bei einem renommierten Consulting Unternehmen. Bereits seit Beginn der Ausbildung interessiert sich der Autor für Open Source Projekte und hat diese im Kontext der Wirtschaftsinformatik in diesem Buch untersucht.