Ziel dieser Studie ist die Untersuchung der Nutzen und Potenziale, die sich bei einem Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems in einem Unternehmen ergeben können. Es wird aufgezeigt, welche Faktoren in Geschäftsprozessen eine wichtige Rolle einnehmen und welche Maßnahmen ergriffen werden können, um effiziente Arbeitsabläufe zu erreichen. Die Ausarbeitung lässt zudem Rückschlüsse auf andere Anwendungsbeispiele zu, um Fehler in der Praxis zu erkennen und zu vermeiden. Dem Leser wird zunächst erforderliches Grundlagenwissen vermittelt, um die Funktionsweise von Dokumentenmanagement zu verstehen. Als Grundlage für die Entscheidung für ein DMS dient ein Wirtschaftlichkeitsvergleich. Dieser wird auf strategischer und operativer Ebene mit einer Potenzialanalyse durchgeführt. Dabei wird auf strategischer Ebene eine Balanced Scorecard gewählt, um die einzelnen Perspektiven der Unternehmensstrategie darzustellen. Zur Untersuchung der Nutzenpotenziale auf operativer Ebene werden einmalige und laufende Kosten aufgeführt und eine Nutzenanalyse angewandt, wobei zwischen quantitativem und qualitativem Nutzen unterschieden und die Darstellung durch rechtliche Aspekte ergänzt wird. Insgesamt fokussiert die Studie nicht die Architektur und technischen Details von Dokumenten-Management-Systemen, sondern die Vor- und Nachteile sowie die Ziele solcher Systeme.

Textprobe: Kapitel 3.2, Unterstützende Komponente Workflow-System: Die Verteilung von Dokumenten ist kein primäres Aufgabenziel eines DMS. Hierfür kommen Workflow-Management-Systeme zum Einsatz und werden zunehmend zu einem integralen Bestandteil von DMS. Das Workflow-Modul wird oft nur am Rande erwähnt, bietet aber gerade für Projekttätigkeiten wichtige Vorteile. Vom Workflow werden ganze Vorgänge gesteuert und von Initiierungs-Dokumenten in Gang gesetzt. Beteiligte Personen, Hardware und Software-Ressourcen, Arbeitsschritte, Dokumente und Informationswege usw. werden definiert und bestimmen den Ablauf und Fortschritt eines Projekts. Unter Workflow-Management (deutsch: Vorgangssteuerung) versteht man die Steuerung des Arbeitsablaufs zwischen allen an der Bearbeitung eines Geschäftsprozesses beteiligten Arbeitsplätzen bzw. Personen. Workflow-Systeme unterstützen die Vorgangssteuerung, indem sie jeden beteiligten und in ein EDV-Netzwerk eingebundenen Arbeitsplatz das zu bearbeitende Dokument am Bildschirm anzeigen und die erforderlichen Programme bereitstellen. Mithilfe eines Workflow-Systems kann man viele Tätigkeiten automatisieren, die Weiterleitung von einem Bearbeiter zum Nächsten steuern und jederzeit den Bearbeitungsstand feststellen. Auch werden Bearbeitungsvorgänge schneller ausgeführt, die Transportzeiten zwischen den Arbeitsplätzen verkürzt und möglicherweise können Einsparungen, z. B. beim Kopieren oder bei Dokumenten-weitergabe erreicht werden. Bleibt ein Vorgang, z. B. wegen Krankheit liegen, können automatisch Vertretungsregelungen greifen oder eine Eskalation an den Vorgesetzten eingeleitet werden. Als Nebeneffekt, bezogen auf die wirtschaftliche Sichtweise, kann durch bessere Überprüfbarkeit der Geschäftsprozesse die Arbeitsqualität erhöht werden. 3.3, Vor- und Nachteile des elektronischen Dokumenten-Managements: Wenn man sich mit Dokumenten-Management beschäftigt, muss man sich mit den möglichen Leistungen und Potenzialen beschäftigen. Nur so kann man sinnvolle Einsatzgebiete identifizieren. Elektronisches Dokumenten-Management hat gegenüber einer konventionellen Verwaltung von Dokumenten einige Vorteile, aber auch Nachteile die zu beachten sind. Vorteile: - Zeiteinsparung bei Ablage, Zugriff, Dokumentenübermittlung, Suchvorgang, Vorgangsbearbeitung (Einsparungspotenzial von Fachleuten auf 50 bis 90 % geschätzt). - Personaleinsparung: schnellere Vorgangsbearbeitung durch schnellen und sicheren Zugriff. - Kosteneinsparung bei Büroinvestitionen (Regale, Schränke für Mehrfachablage). - Papiereinsparung. - Weniger Kopierer und Bediener nötig. - Platzbedarf geringer. - Zugriff dezentral und gleichzeitig durch mehrere Personen. - Konsistenter Datenbestand. - Bessere Informationsbereitschaft und –fähigkeit nach innen und außen. - Vernünftige Versions-Kontrolle. - Containerstruktur: Zusammengehörende Dokumente bleiben zusammen (automatisch angebunden). - Differenzierte Zugangskontrolle. - Automatisierung von Vorgängen. - Workflow-Kontrolle. - Digitale Dokumente unterliegen keinem Verschleiß. Nachteile: - Langwierige Umstellung der bereits auf Papier vorhandenen Dokumente. - Ohne zuverlässige Software und Hardware nicht machbar. - Geschultes Personal ist nötig. - Hohe Investitionskosten. - Digitale Dokumente sind ohne Hardware nicht greifbar bzw. sichtbar. - Eingeschränkte Mobilität - in Arbeitskreisen und Besprechungen bilden Papierunterlagen die Diskussionsgrundlage. Ein DMS ist dafür unergonomisch und unpraktikabel. - Akzeptanzprobleme bei den Mitarbeitern.

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